ZAPYTANIE OFERTOWE

RFP 1.B01 MYJNIE SAMOOBSŁUGOWE (kontenerowe i szafowe)

dostawa, montaż i uruchomienia oraz utrzymanie myjni samochodowych przy sklepach Grupy Muszkieterów w Polsce

(Intermarche, Bricomarche)

Data: 31.07.2024

1.  Wstęp

Grupa Muszkieterów jest największą siecią sklepów w Polsce, działającą w formule franczyzowej, zrzeszającą niezależnych przedsiębiorców w dwóch kategoriach: supermarketów spożywczych pod szyldem Intermarche oraz sklepów "dom i ogród" pod szyldem Bricomarche.

Na terenie Polski Grupa Muszkieterów posiada łącznie 401 sklepów, trzy centra logistyczne zlokalizowane w Swadzimiu, Mysłowicach oraz Sosnowcu, sześć składów budowlanych oraz 69 stacji paliw działających przy wybranych sklepach.

Centrala Grupy Muszkieterów mieści się w Swadzimiu, k. Poznania, gdzie zlokalizowane są siedziby tzw. spółek centralnych, odpowiedzialnych za koordynację i wsparcie działalności spółek prawa handlowego prowadzących sklepy Intermarche oraz Bricomarche.

https://muszkieterowie.pl/o-nas/struktura-firmy-w-polsce/

2.  Informacje dotyczące zapytania ofertowego

1.   Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest wybór firmy, która zrealizuje dostawę, montaż, uruchomienie oraz utrzymanie myjni samoobsługowych samochodowych (kontenerowych i modułowych [szafa]) w przy sklepach Grupy Muszkieterów składającej się z sieci Intermarche i Bricomarche znajdujących się na terenie Polski.

Zapytanie obejmuje również opcjonalnie opracowanie wymaganej dokumentacji projektowej pełno branżowej związanej z robotami budowlano instalacyjnymi, zgłoszenie i/lub uzyskanie pozwolenia na budowę w tym zakresie oraz przeprowadzenie na tej podstawie wszystkich  robót budowlano instalacyjnych niezbędnych do uruchomienia myjni wg. specyfikacji stanowiącej załącznik nr 2. Oferent składa  jedynie wstępną deklarację bez podawania kosztów.

W niniejszym postępowaniu oferent składa  ofertę  ograniczoną do:

ü  dostawę wraz z montażem, uruchomieniem i utrzymaniem (obsługą serwisową) myjni bez wykonania prac budowlanych i instalacyjnych (dostawca w tej wersji oferty jest zobowiązany do dostarczenia dla zamawiającego projektu powtarzalnego oraz wszelkich potrzebnych wytycznych do opracowania dokumentacji projektowej robót budowlano instalacyjnych w uzgodnionym przez strony terminie).

Każda spółka  sklepowa Grupy Muszkieterów  sama podejmuje decyzję w zakresie zakupu myjni i jest wówczas płatnikiem.

2.   Myjnie powinny mieć możliwość korzystania jednocześnie ze wszystkich stanowisk mycia oraz dawać możliwość różnych form płatności wg. specyfikacji;

3.   Zamawiający zakłada, iż w zależności od rodzaju obiektu, lokalizacji jak również zapotrzebowania mogą być zastosowane różne konfiguracje myjni;

4.   Zamawiający: „ITM POLSKA” sp. z o.o., Swadzim, ul. Św. Mikołaja 5, 62-080 Tarnowo Podgórne lub każda ze spółek sklepowych Grupy Muszkieterów.

5.   „ITM Polska” sp. z o.o. z siedzibą w Swadzimiu, zwana dalej „Zamawiającym”, jest spółką odpowiedzialną za zarządzanie procesem rozwoju sieci supermarketów Intermarche i supermarketów Bricomarche.  W niniejszym zapytaniu reprezentuje interesy spółki MGI Polska sp. z o.o., będącej centralą zakupową dla sieci Bricomarche,  SCA PR Polska sp. z o.o., będącej centralą zakupową dla sieci Intermarche oraz SCA PETROLE Polska sp. z o.o. w zakresie stacji paliw należących w skład Grupy Muszkieterów.

6.   Niniejszy dokument jest przeznaczony dla firm, które zostały zaproszone do udziału w postępowaniu ofertowym i pozostaje własnością Zamawiającego. Kopiowanie oraz rozpowszechnianie tego dokumentu, wraz z zawartymi w nim informacjami, w całości lub w części, w dowolnej formie, wymaga uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego. Zamawiający posiada prawo do żądania zwrotu wszystkich kopii niniejszego dokumentu w każdym momencie.

3.  Wymagania dotyczące Oferenta

1.     Oferent powinien wykazywać wiedzę oraz posiadanie doświadczenia w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia, a także posiadać odpowiedni potencjał techniczny i wykonawczy zapewniając serwis na terenie Polski.;

2.       Oferent winien wykazać, że w ciągu ostatnich 2 lat przed terminem składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, wykonał należycie projekty zbliżone do zapytania ofertowego (kwestionariusz, referencje).

3.     Oferent powinien gwarantować pomoc w zakresie wszelkich odbiorów wymaganych przepisami prawa;

4.    Warunki udziału w postępowaniu

1.     Ofertę prosimy przygotować w języku polskim. Ostateczną wersją językową zapytania jest dokument sporządzony w języku polskim. W przypadku, gdyby wystąpiła konieczność tłumaczenia dokumentu na inny język lub negocjacje prowadzone były w języku innym niż język polski, rozstrzygające znaczenie ma zawsze wersja zapytania sporządzona w języku polskim oraz przepisy obowiązujące prawodawstwie polskim.

2.     Oferent jest zobowiązany do złożenia oświadczenia potwierdzającego posiadanie odpowiednich możliwości finansowych i ekonomicznych, wiedzy, doświadczenia, uprawnień oraz niezbędnych zasobów (technicznych i osobowych) niezbędnych do pomyślnego wykonania przedmiotu zamówienia.

3.     Oferent jest zobowiązany do podpisania i przesłania Zamawiającemu Umowy o zachowaniu poufności (wzór Umowy został dostarczony przez Zamawiającego - Załącznik nr 3 - Umowa_NDA_ITM_POLSKA ).

Umowa o zachowanie poufności, będzie wymagana na dalszym etapie postępowania.

Podpisany oryginał w dwóch egzemplarzach (ewentualnie jak występuje konieczność proszę załączyć wymagane pełnomocnictwo – dokumenty nie podpsuje osoba z reprezentacji z KRS) należy wysłać na adres:

„ITM POLSKA” sp. z o.o., Swadzim, ul. Św. Mikołaja 5, 62-080 Tarnowo Podgórne

Koniecznie z dopiskiem Łukasz Sobolewski

Skan podpisanej umowy o zachowaniu poufności NDA (ewentualnie jak występuje konieczność proszę załączyć wymagane pełnomocnictwo – dokumenty nie podpisuje osoba z reprezentacji z KRS) należy załączyć również na platformie w momencie składania oferty.

4.     Obligatoryjne załączniki do oferty: Kwestionariusz Dostawcy (Załącznik nr 1 – kwestionariusz dostawcy), aktualne dokumenty rejestrowe firmy: aktualny odpis dokumentacji KRS/CEIDG, NIP, REGON, polisa ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej.

5.    Zastrzeżenia

1.     Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości;

2.     Do niniejszego zapytania nie mają zastosowania przepisy Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych;

3.     Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest podstawą do dochodzenia jakichkolwiek roszczeń w stosunku do Zamawiającego lub innych spółek należących do Grupy Muszkieterów w Polsce, wynikających z podjęcia decyzji lub działań w procesie składania ofert. W szczególności niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 i n. KC;

4.     Wydatki poniesione przez Oferenta w związku z przygotowaniem oferty i odpowiedzią na zapytanie ofertowe (tzw. koszty przedstawienia oferty) obciążają wyłącznie Oferenta.

5.     Odpowiedź oferenta na zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Zamawiającego do akceptacji tej odpowiedzi w całości lub jej części, ponadto treść art. 68(2) Kodeksu cywilnego nie ma zastosowania, dopóki nie zostanie podpisana umowa handlowa albo złożone wyraźne oświadczenie woli;

6.     Akceptacja odpowiedzi Oferenta na zapytanie ofertowe nie powoduje żadnego zobowiązania Spółki „ITM Polska” w stosunku do potencjalnego Oferenta, dopóki nie zostanie podpisana umowa handlowa albo złożone wyraźne oświadczenie woli Spółki „ITM Polska” zawarciu umowy w trybie ofertowym;

7.     „ITM Polska” zastrzega sobie prawo do wycofania zapytania w dowolnym czasie.

8.     „ITM Polska” zastrzega sobie prawo do wyboru więcej niż jednego Dostawcy usług objętych niniejszym zapytaniem;

9.     Ostatecznie oferta musi być podpisana przez osobę / osoby upoważnione do reprezentowania firmy, a w przypadku podpisania jej przez ustanowionego pełnomocnika, należy dostarczyć pełnomocnictwo podpisane przez osobę/osoby uprawnione do reprezentacji, w języku polskim. Podpisaną ofertę w pliku pdf należy załączyć do postępowania na Platformie Zakupowej Open Nexus;

10.  Przedstawiona oferta powinna zawierać wszystkie elementy wyszczególnione w załączniku nr 2, w części dotyczącej tego zakresu, który oferent chce zaproponować.

11.  Prosimy o przedstawienie poszczególnego zakresu prac w sposób umożliwiający jego przyjęcie bez konieczności składania kontroferty;

12.  Ogólne przepisy prawa dotyczące milczącego przyjęcia oferty nie znajdują zastosowania, co oznacza konieczność potwierdzenia przyjęcia oferty przez Zamawiającego w formie co najmniej dokumentowej;

6.     Wymagania dotyczące oferty

1.   Oferta powinna być zatytułowana:

„Zakup myjni samochodowych wraz z montażem, uruchomieniem oraz utrzymaniem przy sklepach i stacjach paliw Grupy Muszkieterów w Polsce (Intermarche, Bricomarche)” Załącznik nr 7 do przygotowania przez Oferenta.

2.   Oferent przygotuje propozycję w oparciu o wytyczne wynikające z przekazanych materiałów oraz zgodnie z najlepszą wiedzą wymaganą od profesjonalisty, a także obowiązującymi przepisami;

3.   Informacje związane z postępowaniem Oferent przedstawi poprzez Platformę Zakupową Open Nexus, uzupełniając wskazane pola oraz wypełniając „Załącznik nr 6 – Opis techniczny” objętych ofertą w formacie MS Excel, uzupełniając w plikach kolumny dla ułatwienia zaznaczone zielonym kolorem.

4.   Pola tabel muszą być wypełnione wymaganymi wartościami, nie dopuszcza się odesłań do innych części oferty lub załączników oferty. Oferty, których wersje elektroniczne zostaną dostarczone w innych formatach niż wymagane nie będą rozpatrywane;

5.   Cena winna być złożona w pliku „Załącznik nr 4 – Oferta cenowa”  objętych ofertą w formacie MS Excel, uzupełniając w plikach kolumny dla ułatwienia zaznaczone zielonym kolorem,

6.   Warunki utrzymania do uzupełniania w pliku „Załącznik nr 5 – Tabela utrzymanie”  objętych ofertą w formacie MS Excel, uzupełniając w plikach kolumny dla ułatwienia zaznaczone zielonym kolorem. Do uzupełnienia w  pliku dane w okresie gwarancji, po gwarancji i osobno na opcjonalne  pakiety serwisowe.

7.     Cena na części zamienne winna być złożona w pliku „Załącznik nr 9 – Oferta na części” objętych ofertą w formacie MS Excel do przygotowania przez Oferenta.

7.   Informacja na temat stopy zwrotu poszczególnych oferowanych rozwiązań Oferent uzupełni wymaganymi wartościami (dla ułatwienia zaznaczone zielonym kolorem) w załączony do postępowania pliku „Załącznik nr 10  - Stopa zwrotu” w formacie MS Excel.

8.     Oferent zobowiązany jest załączyć do oferty niezbędne dokumenty techniczne w tym karty katalogowe i atest proponowanych urządzeń i rozwiązań;

9.     Warunki płatności

a.    Zamawiający będzie miał możliwość dokonywać płatność (np. za dostawę myjni wraz z montażem i uruchomieniem) z termin nie krótszym niż 30 dni (preferowane 45 dni) od daty dostarczenia, odbioru, montażu oraz poprawnie wystawionej faktury VAT;

b.    Termin ważności oferty - minimum 120 dni od akceptacji ostatecznej oferty.

7.     Kryteria oceny ofert

8.  Terminy związane z postępowaniem

9.     Miejsce składania ofert oraz pytania do treści zapytania ofertowego

1.     Oferent jest zobowiązany do przekazania oferty w wersji elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej Open Nexus.

2.     W przypadku pytań:

a.     merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk w prawym dolnym rogu formularza Platformy,

Zakupowej Open Nexus "Wyślij wiadomość”

b.     pytania związane z obsługą platformy, proszę kierować do Centrum Wsparcia Klienta Platformy,

Zakupowej Open Nexus od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00., tel. 22 101 02 02e-mail: cwk@platformazakupowa.pl.

3.     Wiadomości z Platformy Zakupowej mają charakter informacyjny.

4.     Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy o współpracy z „ITM Polska”.

10. Załączniki

1.   Załącznik nr 1 – Kwestionariusz dostawcy,

2.   Załącznik nr 2  - Specyfikacja,

3.   Załącznik nr 3 – Umowa NDA ITM POLSKA,

4.   Załącznik nr 4 – Oferta cenowa,

5.   Załącznik nr 5 – Tabela utrzymanie,

6.   Załącznik nr 6 – Opis techniczny,

7.   Załącznik nr 7– Zakup myjni samochodowych wraz z montażem, uruchomieniem oraz utrzymaniem przy sklepach i stacjach paliw Grupy Muszkieterów w Polsce (Intermarche, Bricomarche) – do przygotowania przez oferenta,

8.   Załącznik nr 8 – Lista sklepów Intermarche i Bricomarche,

9.   Załącznik nr 9 – Oferta na części – do przygotowania przez oferenta,

10.  Załącznik nr 10  - Stopa zwrotu.