Postępowanie ID: 855760 : RMWM-VIII.272.1.2023 Świadczenie usług tłumaczeń pisemnych na rzecz Urzędu Miasta Poznania w 2024 roku.

Zapytanie ofertowe

    1. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług tłumaczeń pisemnych na rzecz Urzędu Miasta Poznania w 2024 roku. 

Zamówienie podzielone jest na części:

Część I: Świadczenie usług tłumaczenia pisemnego w  pierwszym półroczu 2024 r.

Część II: Świadczenie usług tłumaczenia pisemnego w drugim półroczu 2024 r.

    2. Wspólny Słownik Zamówień (CPV)

79530000-8 Usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych

    3. Termin wykonania zamówienia:

Część I: Wykonawca realizować będzie zamówienie od dnia 01.01.2024 r. przez okres 6 miesięcy, lub do wyczerpania maksymalnej wartości umowy określonej w § 12 ust. 1, w zależności od tego, które ze zdarzeń nastąpi pierwsze, a jeżeli ze względów proceduralnych nie będzie to możliwe – od dnia podpisania umowy do 30.06.2024 r. lub do wyczerpania maksymalnej wartości umowy określonej w § 12 ust. 1, w zależności od tego, które ze zdarzeń nastąpi pierwsze.

Część II: Wykonawca realizować będzie zamówienie od dnia 01.07.2024 r. przez okres 6 miesięcy, lub do wyczerpania maksymalnej wartości umowy określonej w § 12 ust. 1, w zależności od tego, które ze zdarzeń nastąpi pierwsze, a jeżeli ze względów proceduralnych nie będzie to możliwe – od dnia podpisania umowy do 31.12.2024 r. lub do wyczerpania maksymalnej wartości umowy określonej w § 12 ust. 1, w zależności od tego, które ze zdarzeń nastąpi pierwsze.

    4. Opis kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej:

       Kryteria oceny ofert dla I i II części zamówienia:

1) Cena – 60%

Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów w kryterium cena o wadze 60%, przyznawanych w następujący sposób:

 Cena oferty z najniższą ceną

----------------------------------------- X 60

Cena oferty badanej

      2)   Doświadczenie tłumacza – 25 %

       Oferta może otrzymać maksymalnie 25 punktów, jeżeli jeden z tłumaczy, posiada udokumentowane doświadczenie w realizacji tłumaczeń pisemnych z języka angielskiego, przyznawanych w następujący sposób:

       3) Realizacja tłumaczeń ekspresowych - 15 %

     Oferta może otrzymać maksymalnie 15 punktów, jeżeli Wykonawca zaoferuje najkrótszy czas realizacji pisemnych tłumaczeń ekspresowych liczących do 5 stron rozliczeniowych tekstu (Zamawiający przez  rozliczeniową stronę tłumaczenia przyjmuje 1 800 znaków ze spacjami), od momentu potwierdzenia przez Wykonawcę jego odbioru, przyznawanych w następujący sposób:

1 godzina = 60 minut od momentu potwierdzenia odbioru zlecenia.

  5.  Warunki udziału w postępowaniu

    Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:

      1)      w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał należycie co najmniej 10 tłumaczeń pisemnych (w tym minimum po jednym tłumaczeniu z języka: angielskiego, niemieckiego, francuskiego oraz rosyjskiego) liczących co najmniej 10 stron każde (przez stronę tekstu Zamawiający rozumie 1 800 znaków ze spacjami) wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów, że zostały wykonane należycie.

Na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu należy złożyć Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane lub są wykonywane – plik o nazwie "Wykaz usług".

       2)      dysponuje lub będzie dysponował osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (Wykaz osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji przedmiotowego zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnego do wykonania przedmiotowego zamówienia oraz informacją o podstawie dysponowania tymi osobami.), tj.:

       a.  co najmniej 3 tłumaczami z każdego z następujących języków: angielskiego, niemieckiego, francuskiego, rosyjskiego, posiadającymi doświadczenie w wykonaniu minimum jednej usługi tłumaczenia pisemnego oraz wykształcenie wyższe magisterskie – dyplom ukończenia kierunkowych studiów filologicznych lub uczelni kształcącej tłumaczy. Warunek ten będzie spełniony także w przypadku legitymowania się przez tłumacza dyplomem niepolskiej uczelni, w przypadku native speakera warunek zostanie spełniony, jeśli posiada dokument (dyplom/ zaświadczenie/ świadectwo/ certyfikat, itp.) potwierdzające znajomość języka polskiego.

     b. co najmniej 1 tłumaczem z każdego z następujących języków: hiszpańskiego, niderlandzkiego, ukraińskiego, węgierskiego, fińskiego, chińskiego mandaryńskiego, posiadającym doświadczenie w wykonaniu minimum jednej usługi tłumaczenia pisemnego oraz wykształcenie wyższe magisterskie – dyplom ukończenia kierunkowych studiów filologicznych lub uczelni kształcącej tłumaczy. Warunek ten będzie spełniony także w przypadku legitymowania się przez tłumacza dyplomem niepolskiej uczelni, w przypadku native speakera warunek zostanie spełniony, jeśli posiada dokument (dyplom/ zaświadczenie/ świadectwo/ certyfikat, itp.) potwierdzające znajomość języka polskiego.

    c. co najmniej jednym tłumaczem przysięgłym z każdego z następujących języków: angielskiego, niemieckiego, francuskiego, rosyjskiego, wpisanym na listę tłumaczy przysięgłych, posiadającym doświadczenie w wykonaniu minimum jednej usługi tłumaczenia pisemnego w rozumieniu ustawy z dnia 25 listopada 2004 r. o Zawodzie tłumacza przysięgłego.

UWAGA: Zamawiający dopuszcza wykazanie się tą samą osobą, jako tłumaczem w zakresie różnych języków, a także dopuszcza by osoby wyznaczone do realizacji tłumaczeń zwykłych zostały wskazane również jako osoby do realizacji tłumaczeń przysięgłych, pod warunkiem posiadania przez te osoby odpowiednich kwalifikacji i doświadczenia.

Na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu należy złożyć Wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji przedmiotowego zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz  z informacjami na temat ich uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnego do wykonania przedmiotowego zamówienia oraz informacją o podstawie dysponowania tymi osobami – plik o nazwie "Wykaz osób"

6. Opis sposobu przygotowania oferty:

    1) Niniejsze postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

    2) Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

    3) Dokumenty sporządzone w języku obcym składa się wraz z tłumaczeniem na język polski.

    4) Oferta i wszystkie inne wymagane oświadczenia muszą być złożone poprzez wypełnienie interaktywnego formularza poniżej.

    5) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę w odpowiedzi na Zapytanie ofertowe.

    6) Wykonawcy składają ofertę zgodnie ze wszystkimi wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym.

    7) Opis sposobu obliczenia ceny oferty:

    a) Cena netto + podatek VAT = cena brutto

    b) Cena podana w formularzu musi obejmować całkowity koszt wykonania przedmiotu zamówienia oraz wszelkie koszty towarzyszące, konieczne do poniesienia przez Wykonawcę z tytułu realizacji zamówienia i uwzględniać wszystkie czynności związane z prawidłową i terminową realizacją zamówienia.

    c) Ostateczna cena zadeklarowana w ofercie musi zawierać prawidłową stawkę podatku VAT oraz musi być wyrażona w złotych z dokładnością do setnych części złotego, tj. do drugiego miejsca po przecinku.

    d) Obowiązująca stawka podatku VAT 23 %.

    7. Zasady płatności:

Zgodnie z § 12 Wzoru umowy.

    8. Opis procedury:

    1) Po otwarciu ofert Zamawiający dokona oceny złożonych ofert, zgodnie z pkt 4 niniejszego zapytania. Następnie Zamawiający zbada jedynie ofertę, która zostanie najwyżej oceniona.

    2) Zamawiający może zwrócić się o uzupełnienie lub wyjaśnienie treści złożonych dokumentów, poprawić omyłki rachunkowe, pisarskie, inne.

    3) W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego braku spełniania warunków udziału w postępowaniu przez Wykonawcę, który otrzymał najwyższą ilość punktów zgodnie z kryteriami oceny ofert, Zamawiający może zbadać kolejną ofertę.

    4) Zamawiający przewiduje pisemne negocjowanie z wykonawcami cen i innych elementów realizacji przedmiotu zamówienia na równych zasadach, zapewniając porównywalność złożonych ofert.

    5) Zamawiający może unieważnić postępowanie bez podania przyczyny.

    9. Klauzula informacyjna z art. 13 i 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 i art. 14 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO informuję, iż:

    1) Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Poznania z siedzibą przy placu Kolegiackim 17, 61-841 Poznań.

    2) Wyznaczono inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować poprzez e-mail: iod@um.poznan.pl lub pisemnie na adres: plac Kolegiacki 17, 61-841 Poznań.

    3) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z wykonaniem zadania realizowanego w interesie publicznym wynikającego z art. 43 i 44 ustawy o finansach publicznych, tj. wybór najkorzystniejszej oferty w związku z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia, wyłączonego spod regulacji ustawy Prawo zamówień publicznych.

    4) Pani/Pana dane zostały przekazane Administratorowi bezpośrednio przez Panią/Pana albo udostępnione Administratorowi przez Wykonawcę.

    5) Dane po zrealizowaniu celu, dla którego zostały zebrane, będą przetwarzane do celów archiwalnych i przechowywane przez okres niezbędny do zrealizowania przepisów dotyczących archiwizowania danych obowiązujących u Administratora.

    6) Osoby, których dane dotyczą, mają prawo do:

    a) dostępu do swoich danych osobowych;

    b) żądania sprostowania danych, które są nieprawidłowe;

    c) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osób, których dane są przetwarzane;

    d) żądania usunięcia danych, gdy:

    • dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane,

    • dane przetwarzane są niezgodnie z prawem,

    • po wniesieniu sprzeciwu, jeśli nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy  przetwarzania;

    e) żądania ograniczenia przetwarzania, gdy:

    • osoby te kwestionują prawidłowość danych,

    • przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoby te sprzeciwiają się usunięciu danych,

    • Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobom, których dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

    • osoby te wniosły sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu stwierdzenia nadrzędnych interesów Administratora nad podstawę takiego sprzeciwu.

    7) Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

    8) Podanie danych osobowych jest warunkiem wzięcia udziału w postępowaniu

o udzielenie zamówienia wyłączonego spod regulacji ustawy Prawo zamówień publicznych.

    9) Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób opierający się wyłącznie

na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

    10) Odbiorcami Pani/Pana danych będą podmioty upoważnione do odbioru danych osobowych na podstawie przepisów prawa lub zawartych z administratorem umów, w tym podmioty zajmujące się obsługą informatyczną administratora.

    10. Oświadczenie o wypełnieniu obowiązków informacyjnych RODO

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że wypełnił obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.

    11. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu w zw. z agresją na Ukrainę

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 9 w zw. z ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

Zgodnie z art. 233 § 1 i § 6 kodeksu karnego, za składanie fałszywych oświadczeń zawierających nieprawdę lub zatajających prawdę, mających służyć za dowód w postępowaniu sądowym lub w innym postępowaniu prowadzonym na podstawie ustawy, grozi odpowiedzialność karna w wymiarze od 6 miesięcy do 8 lat pozbawienia wolności.

     12. Dodatkowe oświadczenie dotyczące ochrony danych osobowych, gdy Wykonawca w związku z realizacją zamówienia, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych, będzie przetwarzał dane osobowe Zamawiającego za pomocą udostępnionego/dostarczonego przez Wykonawcę rozwiązania informatycznego

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że Wykonawca:

    1) zobowiązuje się do stosowania adekwatnych do zagrożeń środków ochrony przetwarzanych informacji (w tym danych osobowych) przed ich kradzieżą, nieuprawnionym dostępem, uszkodzeniami lub zakłóceniami, obejmujących, m.in., poniżej wskazane zabezpieczenia techniczno-organizacyjne:

    a) zapewnienie aktualizacji regulacji wewnętrznych z obszaru bezpieczeństwa informacji adekwatnie do zagrożeń,

    b) przeprowadzanie okresowych analiz ryzyka utraty integralności, dostępności lub poufności informacji oraz podejmowanie działań minimalizujących to ryzyko, stosownie do wyników przeprowadzonej analizy;

    c) podejmowanie działań zapewniających, że osoby zaangażowane w proces przetwarzania informacji posiadają stosowne uprawnienia i uczestniczą w tym procesie w stopniu adekwatnym do realizowanych przez nie zadań oraz obowiązków mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa informacji,

    d) bezzwłoczną zmianę uprawnień, w przypadku zmiany zadań osób, o których mowa w punkcie poprzedzającym,

    e) zapewnienie szkolenia osób zaangażowanych w proces przetwarzania informacji, ze szczególnym uwzględnieniem takich zagadnień, jak:

    • zagrożenia bezpieczeństwa informacji,

    • skutki naruszenia zasad bezpieczeństwa informacji, w tym odpowiedzialność prawna,

    • stosowanie środków zapewniających bezpieczeństwo informacji, w tym urządzeń i oprogramowania minimalizującego ryzyko błędów ludzkich,

    f) zapewnienie ochrony przetwarzanych informacji przed ich kradzieżą, nieuprawnionym dostępem, uszkodzeniami lub zakłóceniami, przez:

    • monitorowanie dostępu do informacji,

    • czynności zmierzające do wykrycia nieautoryzowanych działań związanych z przetwarzaniem informacji,

    • stosowanie środków uniemożliwiających nieautoryzowany dostęp na poziomie systemów operacyjnych, usług sieciowych i aplikacji,

    g) ustanowienie podstawowych zasad gwarantujących bezpieczną pracę przy przetwarzaniu mobilnym i pracy na odległość,

    h) zabezpieczenie informacji w sposób uniemożliwiający nieuprawnione jej ujawnienie, modyfikacje, usunięcie lub zniszczenie,

    i) zawieranie w umowach serwisowych podpisanych ze stronami trzecimi zapisów gwarantujących odpowiedni poziom bezpieczeństwa informacji,

    j) zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa w systemach teleinformatycznych, polegającego w szczególności na:

    • dbałości o aktualizację oprogramowania,

    • minimalizowaniu ryzyka utraty informacji w wyniku awarii,

    • ochronie przed błędami, utratą, nieuprawnioną modyfikacją,

    • stosowaniu mechanizmów kryptograficznych w sposób adekwatny do zagrożeń lub wymogów przepisu prawa,

    • zapewnieniu bezpieczeństwa plików systemowych,

    • redukcji ryzyk wynikających z wykorzystania opublikowanych podatności technicznych systemów teleinformatycznych,

    • niezwłocznym podejmowaniu działań po dostrzeżeniu nieujawnionych podatności systemów teleinformatycznych na możliwość naruszenia bezpieczeństwa,

    • kontroli zgodności systemów teleinformatycznych z odpowiednimi normami i politykami bezpieczeństwa,

    k) bezzwłocznego zgłaszania incydentów naruszenia bezpieczeństwa informacji w określony i z góry ustalony sposób, umożliwiający szybkie podjęcie działań korygujących;

    l) zapewnienia okresowego audytu wewnętrznego w zakresie bezpieczeństwa informacji i testów penetracyjnych.

    2) wyraża zgodę na przeprowadzanie przez zamawiającego testów bezpieczeństwa oferowanych rozwiązań teleinformatycznych, po uprzednim uzgodnieniu przez strony szczegółów z tym związanych, oraz zobowiązuje się uzyskać wymagane zgody od podwykonawców, o ile będzie miało to zastosowanie.

 13. Zapoznanie się z treścią wzoru umowy

Wykonawca poprzez złożenie oferty oświadcza, że zapoznał się z treścią Wzoru umowy wraz z załącznikami, których postanowienia w pełni akceptuje.

W przypadku pytań:

    • merytorycznych, należy skontaktować się z Zamawiającym poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego".

    • związanych z obsługą platformy, należy skontaktować się z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00, tel. 22 101 02 02, e-mail: cwk@platformazakupowa.pl