Postępowanie ID: 798058 : Dostawa i wdrożenie oprogramowania kadrowo-płacowego dla Miejskiego Zakładu Komunikacji w Gorzowie Wielkopolskim sp. z o.o.

Szanowni Państwo,  

informujemy, że poniższe postępowanie ma charakter szacowania wartości zamówienia.  

Dlaczego warto odpowiedzieć na szacowanie wartości zamówienia?

Informujemy, iż niniejsze postępowanie nie stanowi zaproszenia do składania ofert w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego, nie zobowiązuje Zamawiającego do zawarcia umowy, czy też udzielenia zamówienia i nie stanowi części procedury udzielania zamówienia publicznego realizowanego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych. 

Jednocześnie Zamawiający zastrzega, że odpowiedź na niniejsze postępowanie o charakterze szacowania ceny może skutkować:

• zaproszeniem do złożenia oferty lub/i 

• zaproszeniem do negocjacji warunków umownych lub 

• zawarciem umowy, której przedmiot został określony w niniejszym postępowaniu. 

W przypadku pytań:

• technicznych lub merytorycznych, proszę o kontakt za pośrednictwem przycisku "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel 957287816

• związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus pod nr 22 101 02 02, czynnym od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 do 17:00.   

Oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy.  Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.

1.    Przedmiot szacowania:

Niniejsze szacowanie dotyczy wdrożenia zakupu licencji i wdrożenia oprogramowania Kadrowo-Płacowego dla Miejskiego Zakładu Komunikacji w Gorzowie Wielkopolskim Sp. z o.o.

2.    Cel szacowania:

Celem niniejszego szacowania jest rozpoznanie rynku w zakresie dostępnych obecnie rozwiązań w obszarze obsługi kadr i płac, które spełniałyby oczekiwania Zamawiającego. Ze szczególnym uwzględnieniem konkurencyjności kosztów:  licencji, wdrożenia, integracji z istniejącymi systemami, a także szkolenia i bieżącego utrzymania i wsparcia technicznego.

3.    Głównie założenia oprogramowania:

·         Moduł kadrowy,

·         Moduł płacowy,

·         Deklaracje: PIT, ZUS, PFRON, GUS, RP-7, e-deklaracje,

·         Pracownicze Plany Kapitałowe,

·         Obsługa e-zwolnień chorobowych, przy automatycznym imporcie nieobecności z PUE ZUS,

·         Współpraca z programem PŁATNIK,

·         Definiowanie własnych składników wynagrodzeń,

·         Definiowanie własnych kalendarzy,

·       Mechanizm weryfikacji norm i czasu pracy, planowanie pracy, planowanie urlopów i weryfikacja wykonania, rejestrowanie czasu pracy z możliwością wydruku ewidencji w zakresie rocznym i miesięcznym,

·        Obsługa zajęć komorniczych,

·         Obsługa archiwum kartotek pracowniczych wraz z listami wynagrodzeń,

·      Możliwość tworzenia różnych rodzajów list płac oraz definiowanie własnej numeracji list płac (umowa o pracę, umowa zlecenie, kontrakt, prokura, świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych),

·         Możliwość tworzenia korekt do list płac, list wyrównawczych,

·   Oprogramowanie powinno mieć możliwość automatycznej kontroli i monitorowania zgodności z obowiązującymi     przepisami prawa podatkowego i ubezpieczeń społecznych,

·  Oprogramowanie powinno mieć możliwość automatycznej kontroli i monitorowania limitów: urlopów, nieobecności usprawiedliwionych (typu chorobowe), badań okresowych, szkoleń BHP i innych uprawnień okresowych,

·        Naliczanie odpraw emerytalno-rentowych i nagród jubileuszowych, tworzenie harmonogramów wypłat w/w składników na podstawie danych stażowych pracowników,

·  Możliwość wdrożenia w dowolnym czasie, elektronicznego systemu rejestracji czasu pracy – pozwalającego na elektroniczną rejestrację godziny wejścia i wyjścia pracowników (współpraca z czytnikami RCP),

·      Możliwość generowania wydruków z programu, gdzie każdy wydruk będzie mógł być przesłany do MS Office, tworzenie raportów dotyczących danych statystycznych,

·         Mile widziana obsługa kasy zapomogowo-pożyczkowej oraz  zakładowego funduszu mieszkaniowego,

·   Możliwość eksportowania danych płacowych do programu finansowego Zamawiającego (możliwość tworzenia tzw. szablonów dekretowania), obecnie Zamawiający pracuje na oprogramowaniu ProLider,

·         Generowanie listy przelewów wynagrodzeń do zewnętrznego systemu bankowego,

·         Pobieranie (import) danych z programu do rozliczania czasu pracy kierowców i motorniczych oraz pracowników zaplecza   technicznego Zamawiającego – integracja z oprogramowaniem DPK obecnie funkcjonującym u Zamawiającego,

·  Zaimportowanie danych bieżących oraz historycznych dotyczących pracowników Zamawiającego z obecnego   oprogramowania,

·         Oprogramowanie musi spełniać wszystkie wymagania w zakresie Rozporządzenia o ochronie danych osobowych.

4.    Pozostałe:

·         Liczba licencji jednocześnie pracujących pracowników – 7,

·         Obecny poziom zatrudnienia – 354 osoby zatrudnione na umowę o pracę, (stan na 30.06.2023r.),

·         Analiza i opracowanie koncepcji wdrożenia dla Zamawiającego w okresie nie dłuższym niż 2 – 4 tygodni,

·         Instalacja i konfiguracja oprogramowania w siedzibie Zamawiającego, wraz z uruchomieniem środowiska testowego,

·         Szkolenie pracowników Zamawiającego,

·         Dostarczenie dokumentacji powdrożeniowej i instrukcji obsługi oprogramowania,

·         Zapewnienie wsparcia serwisowego po wdrożeniu, możliwość dalszej współpracy w ramach umowy serwisowej (warunki finansowe w tym zakresie będą jednym z kryteriów oceny oferty),

·   Maksymalny czas wdrożenia będzie przedmiotem oceny oferty (Zamawiający preferuje, że wdrożenie zakończy się najpóźniej w styczniu 2024r.).

5.    Procedura składania propozycji w zakresie oprogramowania:

·         Opis funkcjonalności oprogramowania,

·         Przedstawienie harmonogramu wdrożenia, szkoleń, testów i zakończenia projektu,

·       W szacowanej ofercie należy uwzględnić wszystkie koszty związane z projektem tj.: koszty licencji, wdrożenia, integracji z oprogramowaniem do planowania i rozliczania czasu pracy DPK, integracji z oprogramowaniem finansowo-księgowym ProLider, importu danych z obecnego oprogramowania kadrowo-płacowego Lider KP, szkolenia, wsparcia, utrzymania systemu w okresie gwarancji, itd.

·       Należy również wskazać koszty umowy serwisowej, która zostanie uruchomiona po zakończeniu wdrożenia, Zamawiający preferuje rozliczanie ryczałtowe – miesięcznie, przy minimum 10 h/m-c wsparcia,

·      Mile widziane będą referencje już wdrożonych i funkcjonujących programów w firmach komunikacyjnych lub o podobnym profilu,

·      Zamawiający dopuszcza możliwość spotkania z potencjalnym oferentem, przed złożeniem oferty na szacowanie, w zakresie omówienia oczekiwań i propozycji,

·   Wraz z ofertą na szacowanie należy dostarczyć wymagania sprzętowe dla serwera, na którym zainstalowane będzie oprogramowanie oraz stacji roboczych.

·        Ofertę do szacowania zamówienia należy złożyć na załączniku Zamawiającego.