ZAPYTANIE O CENĘ

na

HOSTING ROZWIĄZAŃ SAP dla

spółki MGI Polska Sp. z o.o. (Bricomarché Polska)

Data: 09.02.2022

Swadzim 2021

Spis treści

1.     WSTĘP. 3

2.     INFORMACJE NA TEMAT ZAPYTANIA O CENĘ. 4

3.     OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA.. 5

4.     OPIS OCZEKIWANEJ ZAWARTOŚCI OFERTY. 7

5.     ZAŁĄCZNIK NR 1 – Szablon oferty na dostawę licencji rozwiązań SAP. 8

1.       Wstęp

Grupa Muszkieterów działa obecne we Francji, Belgii, Portugalii i Polsce. Należą do niej sieci Intermarche i Netto FR (sklepy spożywcze), Bricomarché, Bricocash i Bricorama (sklepy typu „dom i ogród”), Roady (punkty obsługi samochodów), Poivre Rouge (restauracje) oraz 60 własnych fabryk. Unikalność modelu zarządczego polega na tym, że przedsiębiorcy prowadzący sklepy są bezpośrednio zaangażowani w decyzje podejmowane w Grupie. Każdy ze sklepów jest niezależną spółką zarządzaną przez jej właściciela. Rolą centrali jest zapewnienie wsparcia w funkcjonowaniu marketu.

W Polsce Bricomarché jest obecny od 20 lat, liczy ponad 171 sklepów o wielkości formatów od 1000 do 5000 m², oferując ponad 25 tysięcy artykułów z czterech sektorów: budowanie, majsterkowanie, dekoracja i ogród. Asortyment w naszych sklepach dopasowujemy do lokalnych oczekiwań naszych Klientów.

1.1        Cel dokumentu

Celem dokumentu jest przedstawienie zasadniczych założeń planowanego zakresu wykorzystania rozwiązań SAP oraz oczekiwanej zawartości oferty.

1.2        Słownik

Poniżej wyjaśniono skróty i pojęcia używane w niniejszym dokumencie.

1.2.1           Oferent – firma przedstawiająca informację cenową.

1.2.2           Zamawiający:

MGI Polska  Sp. z o.o.

Swadzim, ul. Św. Mikołaja 5, 62-080 Tarnowo Podgórne

NIP: 782-214-88-21

1.2.3           Zapytanie o cenę – niniejsze Zapytanie o cenę na hosting rozwiązania SAP.

1.2.4           WMS – system do operacyjnej obsługi magazynu centralnego INFOLOG.

1.2.5           PeopleSoft – system finansowo - księgowy PeopleSoft Financial Management

1.2.6           eSklep – system do obsługi sprzedaży kanałem WWW dla sieci Bircomarche

1.2.7           POS – system obsługi sprzedaży kasowej w sieci Bricomarche

1.2.8           System FK – lokalne systemy finansowo – księgowe stosowane przez franczyzobiorców

1.2.9           System prognozowania – system Topase do prognozowania popytu i planowania zawarowania oraz uzupełnień

1.2.10         PRD – system produktywny

1.2.11         QAS – system zapewnienia jakości

1.2.12         DEV – system konfiguracyjny/rozwojowy

1.2.13         PRE- PRD – system pre-produktywny

1.2.14         RHEL – Red Hat Enterprise Linux

2.       Informacje na temat zapytania o cenę

W związku z przygotowywaniem projektu wdrożenia rozwiązania Retail w sieci Bricomarche
i związaną z nią koniecznością oszacowania budżetu, Zamawiający zwraca się z prośbą o złożenie odpowiedzi na zapytanie o cenę w formie oferty w zakresie świadczenia usługi hostingu rozwiązania SAP S/4HANA dla wskazanego w zapytaniu zakresu.

2.1        Wymagania dotyczące odpowiedzi na zapytanie

a.     Prosimy o przygotowanie oferty w języku polskim i angielskim, zgodnie ze specyfikacją zamieszczoną w rozdziale 5 „Opis oczekiwanej zawartości odpowiedzi”.

2.2        Zakres zapytania

a.     Zapytanie obejmuje zapewnienie hostingu SAP S/4HANA przeznaczonych o uruchomienia systemu na platformie sprzętowo/systemowej zapewnionej przez Zamawiającego. Szczegółowy opis przedstawiony jest w rozdziale 3 „Opis przedmiotu zapytania”.

2.3        Miejsce składania odpowiedzi na zapytanie

Oferty należy przesyłać w wersji elektronicznej za pośrednictwem platformy zakupowej do dnia 16.02.2021 do godziny 14:00.

2.4        Terminy związane z zapytaniem

2.5        Zasady udzielania wyjaśnień

2.5.1. Pytania Oferentów powinny być zgłaszane w formie elektronicznej na platformie zakupowej:

·        merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk w prawym dolnym rogu formularza "Wyślij wiadomość" do wiadomości,

·        pytania związane z obsługą platformy, proszę kierować do Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00: tel. 22 101 02 02, e-mail :  cwk@platformazakupowa.pl,

·        Wszystkie pytania kierowane do Zamawiającego przez Oferentów będą rejestrowane, a odpowiedzi zostaną rozesłane do wszystkich podmiotów, do których skierowano zapytanie ofertowe, bez informacji o autorze pytania. Odpowiedzi na pytania będą udzielane za pomocą poczty elektronicznej na wskazany przez Oferenta adres na platformie zakupowej.

·        Zamawiający zastrzega sobie prawo do nieudzielania odpowiedzi na pytania.

2.6        Zastrzeżenia

2.6.1.      Zapytanie o cenę nie stanowi oferty w rozumieniu art.66 §1 k.c.

2.6.2.      Zapytanie o cenę nie jest podstawą do dochodzenia jakichkolwiek roszczeń w stosunku do spółki MGI Polska sp. z o.o. z siedzibą w Swadzimiu lub innych spółek należących do Grupy Muszkieterów w Polsce, wynikających z podjęcia decyzji lub działań w procesie składania ofert przez Oferenta.

2.6.3.      Finalnie oferta musi być podpisana przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania firmy, a w przypadku podpisania jej przez ustanowionego pełnomocnika, należy dostarczyć pełnomocnictwo podpisane przez osobę/osoby uprawnione do reprezentacji w jęz. polskim. Należy podpisaną ofertę w pliku pdf załączyć do postępowania na platformie zakupowej.

2.6.4.      Spółka MGI Polska sp. z o.o. z siedzibą w Swadzimiu zastrzega sobie prawo do wycofania zapytana ocenę w dowolnym czasie.

2.6.5.      Oferenci uczestniczą w zapytaniu o cenę na własne ryzyko i koszt, nie przysługują im żadne roszczenia względem Zamawiającego w związku z Zapytaniem o cenę.

2.6.6.      Odpowiedź potencjalnego Dostawcy na zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Spółki MGI Polska do akceptacji tej odpowiedzi w całości lub jej części.

2.6.7.      Akceptacja odpowiedzi Wykonawcy na zapytanie ofertowe nie powoduje żadnego zobowiązania Spółki MGI Polska w stosunku do potencjalnego Dostawcy dopóki nie zostanie podpisana umowa handlowa.

2.6.8.      Wiążącą wersją językową zapytania ofertowego jest dokument zapytania sporządzony w języku polskim. W przypadku, gdyby powstały tłumaczenia dokumentu zapytania w innym języku albo negocjacje językowe odbywały się w innym języku niż język polski, rozstrzygająca znaczenie ma zawsze wersja zapytania sporządzona w języku polskim oraz przepisy obowiązujące prawodawstwie polskim.

Złożenie odpowiedzi na zapytanie przez Oferenta, oznacza, że Oferent akceptuje wszystkie zastrzeżenia wymienione w punkcie 2.6.

2.7        Kryterium oceny ofert

1.      cena,

2.      termin płatności,

3.      referencje,

4.      parametry SLA ponad określone w zapytaniu.

3.       OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA

Przedmiotem zapytania jest świadczenie usługi hostingu rozwiązania SAP S/4HANA dla Zamawiającego. Licencje rozwiązań SAP zapewnia Zamawiający, a hosting powinien zapewnić funkcjonowanie rozwiązania SAP (w zakresie zarówno mocy obliczeniowej jak i pozostałych parametrów) dla następujących założeń:

3.1        Zakres licencyjny systemu SAP

Zakres licencji na jakich będzie zbudowane rozwiązanie SAP:

1.      7020313 - SAP S/4HANA Retail for merchandise mgmt. –700 jednostek

2.      7016283 - SAP Customer Activity Repository – 700 - jednostek

3.      7020279 - SAP Digital Access – 278 jednostki

4.      7020045 - SAP HANA, RT ed Applic & BW-new/subsq – 1 jednostka

5.      7018682 - SAP S/4HANA, Developer access – 1 jednostka

6.      7018652 - S/4 Ent. Mgmt. Professional use – 8 jednostek

7.      AATP – Advanced ATP - 1 jednostka

3.2        Ogólny zakres i parametry użytkowania

(a)    System obejmie sieć Bricomarche w zakresie centrali i punktów sprzedaży

(b)    System obejmie funkcje:

(i)     Zakupu centrala,

(ii)    Zakupu sklep,

(iii)   Sprzedaż centrala-sklep,

(iv)  Sprzedaż sklep w tym sprzedaży w kanale eCommerce,

(v)   Zarządzanie asortymentem i cenami na poziomie centrali i sklepu,

(vi)  Zarządzanie procesami logistycznymi na poziomie centrali i sklepu,

(vii) Procesy pomocnicze dla procesów głównych np. obsługa reklamacji,

(viii)    Zarządzanie sklepem,

(ix)  Zarządzanie klientem i akcjami marketingowymi,

(x)    Obsługa finansowa sprzedaży i zakupu,

(xi)  Planowanie na poziomach centrala i sklep,

(xii) Raportowanie na poziomie centrala i sklep.

(c)     Rozwiązanie SAP zostanie zintegrowane z rozwiązaniami zewnętrznymi:

(i)     Peoplesoft

(ii)    WMS

(iii)   System FK

(iv)  eSklep

(v)   POS

(vi)  System lojalnościowy

(vii) System zarządzania promocjami

(viii)    System prognozowania

(ix)  PIM

(x)    System porównywania cen  z konkurencją

(xi)  System OCR

(xii) EDI

(xiii)    Systemy rządowe (GUS/VIES/GOV/NBP)

(d)    Dane ilościowe

3.3        Wymagania wobec hostingu

Obsługiwany System SAP S/4HANA for Retail

Zakres modułowy SAP: FI, CO, MM, SD, Retail, CA, LE

Wymagane systemy: produkcyjny, pre-produkcyjny, testowy, deweloperski.

Planowana ilość użytkowników:
- całkowita liczba kont użytkowników : 5200

- Liczba użytkowników pracujących jednocześnie: 700

System w zakresie Obsługi technicznej – SAP Solution Manager

Wymagane systemy: produkcyjny

System SAP CAR (Customer Activity Repository)

Zakres modułowy SAP CAR: POS DTA, UDF, DDF

Wymagane systemy: produkcyjny, pre-produkcyjny, testowy, deweloperski.

*POS DTA - moduł do obsługi transakcji POS, walidacji i transferu do S/4HANA

*DDF - moduł udostępniający treści raportowe i analityczne dla transakcji sprzedażowych i związanych z klientami

*UDF - moduł służący do prognozowania sprzedaży

SAP CS (Content Server) – serwer treści (dokumentów, multimediów itp.).

Wymagane systemy: produkcyjny, pre-produkcyjny, testowy, deweloperski.

SAP ADS (Adobe Document Services) - usługa do renderowania dokumentów PDF

Wymagane systemy: produkcyjny, pre-produkcyjny, testowy, deweloperski.

TDI

Ze względu na wolumen danych, wymagane jest rozwiązanie w trybie TDI (Tailored Data Center Integration)

SLT (System Landscape Transformation)

System używany będzie do replikacji danych z SAP S/4 do SAP CAR

FIORI
Dla SAP S/4 HANA i SAP CAR, Fiori FES (Front End Server) zostanie zaimplementowany w trybie wbudowanym (embeded)

Schemat architektury logicznej:

FI - moduł finansowy

CO - moduł kontrolingowy
MM - moduł gospodarki materiałowej

SD - moduł sprzedaży i dystrybucji
LE - moduł realizacji logistyki

Retail - rozszerzenie S/4HANA, służące do obsługi procesów specyficznych dla handlu detalicznego

CA - funkcje międzyaplikacyjne

SLT - system landscape transformation

POS DTA - moduł do obsługi transakcji POS

DDF - moduł udostępniający treści raportowe i analityczne

UDF - moduł służący do prognozowania sprzedaży

ADS - usługa renderowania dokumentów PDF

Schemat architektury technicznej:

 
Zapytanie ofertowe dotyczy hostowania elementów systemu znajdujących się w obszarze zaznaczonym niebieską pogrubioną linią.

Wymiarowanie:

 Wymiarowanie sytemu zrealizowano przy użyciu narzędzia QuickSizer tool (https://service.sap.com/sizing)

Za jego pomocą uzyskano poniższe wyniki:
SAP S/4 HANA : Total SAPS - 56000, APP SAPS - 30000, DB SAPS – 26000

APP Memory – 54 GB, HANA DB Memory – 1,9 TB

GATEWAY : Total SAPS – 12000, APP SAPS – 3700, DB SAPS – 10000

APP Memory – 8 GB, DB Memory – 196 GB

SAP Solution Manager : Total SAPS – 36000, APP SAPS – 24000, DB SAPS – 13000

APP Memory – 20 GB, DB Memory – 196 GB

SAP CAR : APP SAPS – 141

 APP Memory – 10 GB, DB Memory – 360 GB

Sizing system S/4:

Sizing system SAP CAR:

Tabela wymiarowania poszczególnych serwerów:

Wymagania ogólne:

·        Dostępność 24/7/365, 99,5% miesięcznie

·        Systemy będące przedmiotem zapytanie mogą być hostowane w rozwiązaniu chmurowym lub w dedykowanej serwerowni. W przypadku hostowania systemów w dedykowanej serwerowni wymagane jest rozdzielenie lokalizacji serwerów w dwóch różnych DataCenter oddalonych od siebie o co najmniej 40 km i znajdujących się na terytorium Polski. System PRE-PRD DataCenter będzie pełnił podwójną rolę. Jako system PRE-PROD w czasie normalnej pracy sytemu PRD i jako system zapasowy dla systemu PRD w przypadku jego awarii w Primary DataCenter.

 * HSR – HANA SYSTEM REPLICATION

·        RTO (Recovery Time Objective) 4h,

·        RPO (Recovery Point Objective) 15 min

·        Strategia kopii zapasowych:

·        Strategia backupów off-site storage

·        backupy tygodniowe – retencja 4 tygodnie

·        backupy miesięczne – retencja 12 miesięcy

·        backup roczny – retencja 6 lat

·        Zgodność ISO 27001, GDPR/RODO, SOC2

·        Dedykowany opiekun techniczny

·        Firewall’e i routery (podział sieci, filtrowanie ruchu, dostęp zdalny wraz z licencjami VPN)

·        Uwzględnienie testów odtworzeniowych 1 w roku (aplikacja + BD)

·        Administracja środowiskiem technicznym: infrastruktura fizyczna ,OS

(administracja systemami: DB, Aplikacja SAP, monitoring, backup – nie wchodzi w zakres zapytania ofertowego)

4.       OPIS OCZEKIWANEJ ZAWARTOŚCI OFERTY

1.                Wykonawca winien posiadać uprawniania do wykonywania działalności lub czynności, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.

2.                Posiada wiedzę i doświadczenie w zakresie dotyczącym realizacji przedmiotu zapytania.

3.                Dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonywania potencjalnej usługi.

4.                Wykonawca oświadcza, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonywanie przedmiotu usługi.

5.                Prosimy o przedstawienie oferty zgodnie z załączonym Szablonem oferty- ZAŁĄCZNIK NR 1

6.                Informacje przygotowane w innym układzie niż przedstawiony w Załączniku nr 1, nie będą rozpatrywane.

7.                Wykonawca jest zobowiązany do przekazania MGI Polska oferty w wersji elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej Open Nexus oraz  w formacie MS Excel dla Załącznika nr 1, który będzie umieszczony również na Platformie Zakupowej.

8.                Pola tabel muszą być wypełnione wymaganymi wartościami / informacjami, nie dopuszcza się odesłań do innych części oferty lub załączników oferty. Oferty, których wersje elektroniczne zostaną dostarczone w innych formatach niż wymagane nie będą rozpatrywane.

9.                Preferowane referencje od kluczowych klientów, z którymi Wykonawca współpracował w ciągu ostatnich 12 miesięcy w zakresie odpowiadającym niniejszemu zapytaniu ofertowemu.

10.             Obligatoryjne załączniki do oferty: aktualne dokumenty rejestrowe firmy: aktualny odpis dokumentacji KRS/CEIDG, NIP, REGON, kopia wpisu do rejestru BDO, kopie decyzji na transport odpadów objętych niniejszym postępowaniem ofertowym

11.             Wybrany Wykonawca będzie wykonywał czynności zgodne z warunkami zawartymi w umowie zawartej z MGI Polska.

12.             Warunki płatności.

a.     Cena musi uwzględniać wszystkie czynności związane z prawidłową, terminową realizacją przedmiotu zamówienia zadeklarowaną w ofercie czynności będących kryterium oceny oferty.

b.     Koszt winien być skalkulowany wg. załącznika nr1.

c.     Termin płatności – nie krótszy niż 30 dni od daty dostarczenia poprawnie wystawionej faktury VAT.

5.       ZAŁĄCZNIK NR 1 – Szablon oferty na dostawę usługi hostingu dla rozwiązań SAP.