ZAPYTANIE OFERTOWE

DOSTARCZENIE I WDROŻENIE ROZWIĄZANIA WWW I E-COMMERCE

DLA SPÓŁKI SCA PR POLSKA (Intermarché)

Data: 04.01.2021

1.    Wstęp

Intermarché to siec sklepów w kategorii supermarketów spożywczych. Sklepy Intermarché zlokalizowane są głównie w małych i średnich miejscowościach, zamieszkałych przez 20 000-70 000 mieszkańców. Intermarché posiada jednak sklepy także w galeriach handlowych w większych miastach, w szczególności tych powyżej 100 000 mieszkańców. Obecnie pod szyldem sieci działa około 200 punktów sprzedaży w całej Polsce. Powierzchnia handlowa sklepów wynosi od 400 do 3 000 m².

W zależności od wielkości oraz rodzaju sklepu, Intermarché oferuje do 25 000 artykułów spożywczych i przemysłowych. Sieć specjalizuje się w produktach świeżych, takich jak owoce, warzywa, nabiał, pieczywo oraz mięso. Sklepy przynależące do tej sieci posiadają także własne piekarnie, wędzarnie oraz oferują rozbiór mięsa. Dzięki temu klienci mogą zakupić tradycyjne wyroby, produkowane na miejscu według polskich receptur. W ofercie sieci znajdują się także produkty ekologiczne oraz bio.

Sieć Intermarché posiada obecnie 67 stacji benzynowych funkcjonujących przy wybranych sklepach Intermarché. Tym samym sieć zajmuje pozycję lidera na rynku przysklepowych stacji paliw, oferując swoim klientom bardzo konkurencyjne ceny w miastach, w których funkcjonują jej placówki. Zgodnie ze strategią Grupa zamierza w kolejnych latach zwiększać liczbę stacji, tak aby działały one w każdym mieście, w którym znajduje się supermarket Intermarché.

SCA PR sp. z o.o. – sieć sklepów Intermarche (dalej: Zamawiający) zaprasza Oferenta do złożenia oferty na dostarczenie i wdrożenie rozwiązania WWW i e-Commerce (SI) w zakresie i na warunkach określonych w niniejszym dokumencie.

Dokument jest przeznaczony dla firm zaproszonych do postępowania ofertowego na dostarczenie i wdrożenie w:

SCA PR sp. z o.o.

Św. Mikołaja 5

Swadzim, 62-080 Tarnowo Podgórne

NIP: 7821977018

Niniejszy dokument stanowi własność Zamawiającego.

Kopiowanie i rozpowszechnianie tego dokumentu, jak również informacji w nim zawartych, w całości lub częściowo, w jakiejkolwiek formie, bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej pod rygorem nieważności na piśmie jest zabronione. Zamawiający ma prawo zażądać, w dowolnym momencie, zwrotu wszystkich kopii niniejszego dokumentu.

Postępowanie prowadzone jest przy zastosowaniu zasady konkurencyjności, tj. z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości.

Do niniejszego zapytania ofertowego nie mają zastosowania przepisy Ustawy z dnia 29 stycznia. Prawo Zamówień Publicznych.

·         Zapytanie nie jest podstawą do dochodzenia jakichkolwiek roszczeń w stosunku do spółki „SCA PR POLSKA” sp. z o.o. z siedzibą w Swadzimiu [Spółka SCA PR] lub innych spółek należących do Grupy Muszkieterów w Polsce, wynikających z podjęcia decyzji lub działań w procesie składania ofert przez Oferenta.

·         Wydatki poniesione przez Oferenta w związku z przygotowaniem oferty i odpowiedzią na zapytanie ofertowe (tzw. koszty przedstawienia oferty) nie są zwracane przez Spółkę SCA PR.

·         Odpowiedź potencjalnego Dostawcy na zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Spółki SCA PR do akceptacji tej odpowiedzi w całości lub jej części.

·         SCA PR  zastrzega sobie prawo do wycofania zapytania w dowolnym czasie.

·         Akceptacja odpowiedzi Oferenta na zapytanie ofertowe nie powoduje żadnego zobowiązania Spółki SCA PR  w stosunku do potencjalnego Dostawcy dopóki nie zostanie podpisana umowa handlowa.

·         Wiążącą wersją językową zapytania ofertowego jest dokument zapytania sporządzony w języku polskim. W przypadku, gdyby powstały tłumaczenia dokumentu zapytania w innym języku albo negocjacje językowe odbywały się w innym języku niż język polski, rozstrzygająca znaczenie ma zawsze wersja zapytania sporządzona w języku polskim oraz przepisy obowiązujące prawodawstwie polskim.

·         Projekt prowadzony będzie we współpracy z anglojęzycznym Zarządem Grupy Muszkieterów w Polsce oraz działem IT w Polsce i Francji. Wybrane kluczowe materiały w ramach projektu mogą być przygotowane w wersjach dwujęzycznych, na wskazanie SCA PR POLSKA w terminie późniejszym.

·         Termin ważności oferty musi wynosić: 180 dni.

Informacje dotyczące poufności

Do obowiązków Oferenta w zakresie obowiązku zachowania poufności zastosowanie ma umowa o zachowaniu poufności zawarta pomiędzy Zamawiającym a Oferentem. Oferenci wraz ze złożeniem oferty są proszeni o podpisanie umowy o zachowanie poufności NDA, która jest wymagana przed kolejnymi etapami postępowania. Podpisany skan umowy o zachowanie poufności NDA (ewentualnie jak występuje konieczność proszę załączyć wymagane pełnomocnictwo – dokumenty nie podpsuje osoba z reprezentacji z KRS) należy załączyć na platformie w momencie składania oferty, a oryginały w 2 egzemplarzach wysłać na adres:

SCA PR POLSKA  sp. z o.o.

Ul. Św. Mikołaja 5

Swadzim, 62-080 Tarnowo Podgórne

Koniecznie z dopiskiem Sobolewski Łukasz

Wymagania dotyczące oferty

1.       Ofertę należy przygotować w języku polskim, zgodnie ze specyfikacją zamieszczoną w rozdziale 6.

2.       Oferty przygotowane w innym układzie niż przedstawiony w rozdziale 6, nie będą rozpatrywane.

3.       Oferent jest zobowiązany do przekazania Zamawiającemu Oferty w wersji elektronicznej w formacie MS Excel. Pliki mogą być skompresowane do formatów zip.

4.       Pola tabel muszą być wypełnione wymaganymi wartościami, nie dopuszcza się odesłań do innych części oferty lub załączników oferty. Oferty, których wersje elektroniczne zostaną dostarczone w innych formatach niż wymagane nie będą rozpatrywane.

5.       Oferta powinna być zatytułowana „Oferta na dostarczenie i wdrożenie rozwiązania WWW i eCommerce w SCA PR sp. z o.o.”.

6.       Finalnie oferta musi być podpisana przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania firmy, a w przypadku podpisania jej przez ustanowionego pełnomocnika, należy dostarczyć pełnomocnictwo podpisane przez osobę/osoby uprawnione do reprezentacji,  w jęz. Polskim. Należy podpisaną ofertę w pliku pdf załączyć do postępowania na platformie zakupowej.

7.       Z postępowania ofertowego wyklucza się oferty częściowe, nieobejmujące całego przedmiotu zamówienia, chyba że Oferent zaproponuje rozwiązanie alternatywne np.: zastosowanie integracji z innym systemem, rozwiązanie poprzez zaprojektowanie modyfikacji realizującej określone wymaganie.

8.       Dodatkowo pozycje z zakładki Oferowana cena z pliku Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy należy wpisać również na platformie.

9.       Obligatoryjne załączniki do oferty: aktualne dokumenty rejestrowe firmy: aktualny odpis dokumentacji KRS/CEIDG, NIP, REGON.

10.   Warunki płatności :

·          Oferta powinna zawierać model wyceny typu Fixed Price, jednakże niezbędne będzie wyszczególnienie planowanych zasobów (stawka dniowa x ilość) oraz przedstawienie stawki za dzień pracy na poczet ewentualnych dodatkowych zakresów/ zleceń wykraczających poza cel zapytania ofertowego.

·          Wynagrodzenie,  płatne będzie w transzach, odpowiadającym etapom. Płatności każdej z powyższych części wynagrodzenia za wykonanie etapów nastąpi na podstawie protokoły odbioru prac za poszczególne etapy potwierdzające prawidłowość wykonania zadań.

·          Płatność przelewem po zrealizowaniu zamówienia i podpisaniu dokumentów odbioru usługi (odebranie ostatecznego produktu usługi).

·          Termin płatności – nie krótszy niż 30 dni od daty dostarczenia poprawnie wystawionej faktury VAT wraz z załączonym protokołem odbioru prac.

·          Wszelkiego rodzaju przedpłaty nie są akceptowane.

Miejsce składania ofert

Oferty należy przesyłać w wersji elektronicznej za pośrednictwem platformy zakupowej do dnia 18.01.2020 do godziny 10:00.

Ocena ofert

Zamawiający dokona wstępnej oceny ofert na podstawie, której wyłoni grupę oferentów z którymi przeprowadzi kolejne kroki oceny, na które będą się składać:

1.       Warsztaty prezentacji koncepcji rozwiązania oraz projektów referencyjnych

a.       Warsztaty zostaną poprowadzone w oparciu o scenariusz przekazany wybranym oferentom

b.       Warsztaty zostaną przeprowadzone przez osoby wskazane przez Oferenta do realizacji projektu

2.       Opracowanie kwestionariusza informacji dla potrzeb akceptacji projektu prze Grupę

a.       Kwestionariusze zostaną przekazane wybranym Oferentom i omówione na spotkaniach ze specjalistami SCA PR.

b.       Kwestionariusze obejmą między innymi informacje na temat planowanej architektury rozwiązania, interfejsów, założeń dotyczących bezpieczeństwa oraz dokumentacji rozwiązania.

Po zakończeniu oceny Zamawiający wybierze grupę Oferentów do ostatecznych negocjacji.

Terminy związane z postępowaniem

Termin ostateczny rozpoczęcia prac wdrożeniowych oraz ew. podział wdrożenia na etapy będzie ustalony w końcowym etapie postępowania ofertowego z wybranym Dostawcą oprogramowania.

Decyzja o rozpoczęciu projektu zostanie podjęta po zakończeniu negocjacji z wybranym Dostawcą oraz po ewaluacji projektu przez Grupę.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania dodatkowej dokumentacji związanej z ofertą wskazanej przez Grupę.

Pytania do treści zapytania ofertowego

1.       Pytania Oferentów dotyczące zapytania ofertowego powinny być zgłaszane w formie elektronicznej:

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk w prawym dolnym rogu formularza "Wyślij wiadomość" do wiadomości,

-  pytania prosimy zgłaszać w dniach 04.01.2021 - 12.01.2021,

 - pytania związane z obsługą platformy, proszę kierować do Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00:

*  tel. 22 101 02 02

* e-mail :  cwk@platformazakupowa.pl

2.       Wszystkie pytania kierowane do Zamawiającego przez Oferentów będą rejestrowane, a odpowiedzi zostaną rozesłane do wszystkich podmiotów, do których skierowano zapytanie ofertowe, bez informacji o autorze pytania. Odpowiedzi na pytania będą udzielane za pomocą poczty elektronicznej na wskazany przez Oferenta adres na platformie zakupowej.

3.       Zamawiający zastrzega sobie prawo do nieudzielania odpowiedzi na pytania.

2.    Definicje

1.           Analiza - Etap 1 Projektu. Zakres prac realizowanych w ramach etapu został wskazany w rozdziale 3 – Wymagania wobec zakresu oferty.

2.           Awaria Krytyczna – brak dostępności, zatrzymanie pracy systemu lub Wada uniemożliwiająca klientom realizację zakupów za pomocą SI.

3.           Awaria – Wada Systemu Produktywnego powodująca poważne zakłócenie pracy Systemu Produktywnego, w szczególności polegające na niemożności realizacji w Systemie Produktywnym któregoś z procesów biznesowych zgodnie z Dokumentacją Systemu Produktywnego i Instrukcjami Stanowiskowymi, w przypadkach, w których nie istnieje rozwiązanie zastępcze lub jego zastosowanie wymaga nakładów nieuzasadnionych z ekonomicznego punktu widzenia. Za Awarię uważane jest również jednoczesne wystąpienie szeregu innych niż Awaria lub Awaria krytyczna Wad, w przypadku, gdy można wykazać, że występujące jednocześnie Wady, inne niż Awaria krytyczna mają ten sam skutek, co opisane powyżej Awarie. Awariami mogą być na przykład częste, nieprzewidywalne lub nieuniknione zatrzymania lub zakłócenia pracy Systemu Produktywnego, poważne uszkodzenia bazy danych oraz zasobu danych bądź też nieuzasadniona konieczność dodatkowego ręcznego przetwarzania danych, przerwy w działaniu całego Systemu Produktywnego.

4.           Błąd – Wada Systemu Produktywnego powodująca zakłócenie pracy Systemu Produktywnego, w szczególności polegające na ograniczeniu realizacji lub uciążliwości w realizacji jednej z funkcji Systemu Produktywnego, w przypadkach, w których istnieje możliwość zastosowania obejścia danego Błędu lub możliwość zastosowania rozwiązania zastępczego (w ramach Systemu Produktywnego). Wystąpienie Błędu wiąże się z koniecznością znacznych dodatkowych nakładów pracy, w porównaniu z Systemem Produktywnym wolnym od Wad, nie uniemożliwiając jednak funkcjonowania całego Systemu Produktywnego lub jego kluczowych elementów w sposób opisany dla Awarii lub Awarii krytycznej. Błędami mogą być na przykład nieprawidłowe wyniki generowane przez aplikacje, pola danych, które są wykorzystywane niezgodnie z przeznaczeniem, jak również błędy w sprawozdaniach lub danych przedstawianych w Systemie Produktywnym.

5.           Czas Naprawy – czas pomiędzy dokonaniem przez Zamawiającego zgłoszenia Wady, a usunięciem Wady przez Wykonawcę.

6.           Czas Reakcji – czas pomiędzy dokonaniem przez Zamawiającego zgłoszenia Wady, a przystąpieniem przez Wykonawcę do działań zmierzających do usunięcia Wady.

7.           Dostawca – Oferent wybrany w wyniku postępowania ofertowego.

8.           Dzień szkolenia/konsultacji – jeden dzień szkolenia/konsultacji składa się z 8 godzin zajęć szkoleniowych/konsultacji, w tym dwóch półgodzinnych przerw dla wszystkich uczestników i osób prowadzących szkolenie lub konsultacje.

9.           Funkcja – czynność realizowana bez lub za pośrednictwem systemu informatycznego.

10.       Karta Projektu – dokument projektowy definiujący projekt, zawierający m.in. zasady prowadzenia i komunikacji w projekcie, listę interesariuszy oraz zakres ich odpowiedzialności, kamienie milowe czy cele biznesowe Projektu. Zawartość Karty Projektu wskazano w rozdziale 3 – Wymagania wobec zakresu oferty.

11.       Koncepcja Wdrożenia Systemu – dokument projektowy określający zakres wdrożenia opracowany na etapie Analizy (Etap 1). Zawartość dokumentu Koncepcji Wdrożenia Systemu wskazano w rozdziale 3.

12.       Oferent – firma ubiegająca się o realizację przedmiotu zamówienia.

13.       Projekt – całość prac, powiązanych wzajemnie, których celem jest dostarczenie i Wdrożenie ZSI.

14.       System Produktywny – system SI wspomagający procesy biznesowe organizacji zgodnie z zapytaniem ofertowym, o funkcjonalnościach i parametrach opisanych wstępnie w zapytaniu ofertowym, a sprecyzowanych lub zmodyfikowanych w odebranej przez Zamawiającego dokumentacji Systemu Produktywnego, w szczególności Karcie Projektu oraz Koncepcji Wdrożenia. System Produktywny będzie obejmował w szczególności oprogramowanie standardowe, oprogramowanie bazodanowe oraz modyfikacje, w tym interfejsy - wykonane przez Oferenta, które Oferent zobowiązuje się wdrożyć w zakresie i na zasadach opisanych w Zapytaniu ofertowym.

15.       Wymaganie – mechanizm określający okoliczności wykorzystania funkcjonalności ZSI na potrzeby realizowania czynności w procesach biznesowych.

16.       Wdrożenie - Etap 3 Projektu. Zakres prac realizowanych w ramach etapu został wskazany w rozdziale. 3 – Wymagania wobec zakresu oferty.

17.       Zapytanie ofertowe – propozycja Zamawiającego skierowana do Oferentów w sprawie warunków przygotowania oferty na wdrożenie ZSI.

18.       SI – System Informatyczny eCommerce, portal WWW i aplikacja mobilna.

3.    Wymagania wobec zakresu prac wdrożeniowych

Zakres prac i dostaw

Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie i wdrożenie rozwiązania WWW i eCommerce (SI) w SCA PR sp. z o.o.. Wdrożenie powinno być skuteczne i obejmować dostarczenie oprogramowania, które pozwoli na obsługę funkcji i procesów biznesowych w zakresie wskazanym w dokumencie i przekazanie niezbędnej wiedzy oraz przeprowadzenie Wdrożenia.

Wdrożenie jako opcję obejmuje:

1.       dostarczenie i instalację Infrastruktury (sprzętu oraz oprogramowania operacyjnego) lub usługi hostingu.

Założenia względem projektu wdrożenia

Wdrożony SI musi zapewnić realizację funkcji wskazanych w specyfikacji wymagań, a w szczególności:

1.       rozwiązanie do obsługi sprzedaży internetowej pozwalające na sprzedaż ze stanów sklepów stacjonarnych i centrum logistycznego,

2.       rozwiązanie aplikacji mobilnej zintegrowane informacyjnie ze stroną WWW i sklepem internetowym,

3.       rozwiązanie portalu informacyjnego dla sieci Intermarche (WWW)

4.       integracja w/w rozwiązań z systemami Zamawiającego oraz systemami zewnętrznymi.

Obszary objęte wdrożeniem:

1.       Sprzedaż w kanale eCommerce,

2.       Logistyka obsługi zamówienia eCommerce w sklepie stacjonarnym oraz centrum logistycznym,

3.       Zarządzanie kontaktami z klientem w zakresie sprzedaży (w tym reklamacje) oraz nie związanymi ze zleceniami sprzedaży,

4.       Zarządzanie asortymentem w kanale eCommerce i informacją produktową;

5.       Zarządzanie cennikami i promocjami;

6.       Obsługa i zarządzanie klientem w tym wartością klienta oraz programem lojalnościowym;

7.       Obsługa i zarządzanie witrynami informacyjnymi i kanałami informacyjnymi WWW, aplikacja mobilna oraz platformy społecznościowe;

8.       Raportowanie, w tym zintegrowane z narzędziami marketingu on-line.

W szczególności Oferent zrealizuje następujący zakres prac i dostaw:

Ogólny zakres prac

1.       Udzielenie licencji na wszelkie oprogramowanie utworzone podczas realizacji wdrożenia Systemu Produktywnego;

2.       Dostarczenie licencji dla wszystkich elementów oprogramowania składających się na SI nie będących własnością Oferenta;

3.       Dostarczenie Systemu produktywnego, które obsłuży procesy wskazane w Załączniku nr 1 – zakładka „Lista procesów”, w tym zapewni, między innymi funkcjonalności wymienione w Specyfikacji Wymagań (załącznik nr 1 do zapytania – zakładka „Specyfikacja wymagań”);

4.       Opcjonalnie dostarczenie niezbędnej do funkcjonowania systemu infrastruktury sprzętowo-programowej lub usługi hostingu;

5.       Dostarczenie wiedzy niezbędnej do pracy w Systemie Produktywnym oraz w zakresie jego administracji i wdrożenia;

6.       Przeprowadzenie szkoleń i konsultacji wdrożeniowych;

7.       Przeprowadzenie procesów instalacji;

8.       Przeprowadzenie procesów migracji;

9.       Przeprowadzenie procesu uruchomienia produkcyjnego (start produktywny);

10.   Wykonanie integracji Systemu Produktywnego z systemami Zamawiającego oraz zewnętrznymi;

11.   Zapewnienie dostępu do SI w trakcie realizacji analizy i wdrożenia do momentu zakupu przez Zamawiającego licencji i infrastruktury technicznej i przeprowadzenia instalacji Systemu na tej infrastrukturze;

12.   Administracja systemem SI w trakcie realizacji analizy i wdrożenia;

Zakres szczegółowy

ETAP 1 – Analiza

1.       Udostępnienie Systemu w zakresie wymaganym do przeprowadzenia Analizy;

2.       Powołanie zespołu projektowego i przypisanie ról w Projekcie;

3.       Ustalenie komunikacji w Projekcie;

4.       Przygotowanie Karty Projektu.

Karta Projektu będzie zawierać, co najmniej następujące elementy:

4.1.    Regulamin Projektu;

4.2.    Plan komunikacji Projektu;

4.3.    Plan obsługi ryzyka projektowego wraz z macierzą ryzyk projektowych;

4.4.    Strukturę organizacyjną Projektu;

4.5.    Harmonogram Projektu;

4.6.    Podział odpowiedzialności stron w Projekcie.

5.       Nadzór i aktualizacja Karty Projektu w trakcie trwania Projektu (Etap 1,2 i 3)

6.       Utworzenie oraz nadzór i aktualizacja szczegółowego harmonogramu Etapu 1 Projektu;

7.       Analiza procesów oraz wymagań funkcjonalnych wymienionych w „Specyfikacji wymagań” (załącznik nr 1 do zapytania – zakładka „Specyfikacja wymagań”) w kontekście SI w oparciu o konsultacje z kluczowymi użytkownikami Systemu Produktywnego;

9.       Analiza funkcjonalności obecnego oprogramowania szczególnie w zakresie:

9.1.    Obsługi zamówienia sprzedaży;

9.2.    Importu danych asortymentowych i cenowych;

9.3.    Integracji z systemem sklepowym Mercalys oraz systemami FK franczyzobiorców;

9.4.    Aplikacji mobilnej;

9.5.    Portalu informacyjnego Intermarche;

10.   Analiza spełni następujące wymagania i obejmie:

10.1.                    Procesy biznesowe (załącznik nr 1 do zapytania – zakładka „Lista procesów”) z uwzględnieniem wymagań w załączonej Specyfikacji Wymagań (załącznik nr 1 do zapytania – zakładka „Specyfikacja wymagań”),

10.2.                    Analizę zakresu wymaganej integracji,

10.3.                    Specyfikację możliwych usprawnień procesów biznesowych i struktury organizacyjnej,

10.4.                    Model struktury organizacyjnej,

10.5.                    Przygotowanie zakresu rozszerzeń (tj. m.in.: modyfikacji, raportów, interfejsów) Systemu niezbędnych do wsparcia procesów oraz spełnienia wymagań zdefiniowanych podczas spotkań z kluczowymi użytkownikami Systemu Produktywnego oraz w „Specyfikacji wymagań” (załącznik nr 1 do zapytania – zakładka „Specyfikacja wymagań”);

10.6.                    Szkolenia ze standardowych funkcjonalności systemu;

11.   Analiza zostanie przeprowadzona w zakresie wystarczającym do wykonania Koncepcji Wdrożenia Systemu. W trakcie analizy Dostawca zrealizuje (poza szkoleniami), co najmniej 20 dni spotkań z pracownikami Zamawiającego i franczyzobiorców;

12.   Interfejsy obejmą systemy wskazane w Specyfikacji wymagań;

13.   Opracowanie Koncepcji Wdrożenia Systemu (projektu rozwiązania), dokument koncepcji obejmie, co najmniej:

13.1.                    Specyfikację i opis procesów wraz z projektami interfejsu użytkownika Systemu Produktywnego dla poszczególnych rodzajów urządzeń i obszarów funkcjonalnych (Wykonawca opracuje na podstawie wytycznych Zamawiającego, co najmniej 2 propozycje/projekty struktury i szaty graficznej systemu. Propozycje zostaną przedstawione Zamawiającemu i na ich podstawie zostanie opracowany jeden projekt uwzględniający uwagi Zamawiającego),

13.2.                    Specyfikację procedur organizacyjnych niezbędnych do wdrożenia po uruchomieniu Systemu Produktywnego,

13.3.                    Specyfikację struktur danych (m.in. kartoteki asortymentów, cenników, kartoteki klientów, struktury sklepów, struktura stron),

13.4.                    Specyfikację zasad oznaczania i identyfikacji miejsc składowania, lokalizacji, SKU, przygotowanych wydań itp.,

13.5.                    Specyfikację parametryzacji Systemu Produktywnego – konfiguracji obiektów, danych i transakcji,

13.6.                    Specyfikację parametryzacji interfejsów użytkownika Systemu Produktywnego back end i front end,

13.7.                    Specyfikację rozszerzeń (modyfikacji) Systemu Produktywnego,

13.8.                    Specyfikację interfejsów z systemami zewnętrznymi - Opracowanie koncepcji interfejsów niezbędnych do wsparcia procesów oraz spełnienia wymagań zdefiniowanych podczas spotkań z kluczowymi użytkownikami Systemu Produktywnego oraz w „Specyfikacji wymagań” (załącznik nr 1 do zapytania – zakładka „Specyfikacja wymagań”);

13.9.                    Specyfikację migracji i walidacji danych wraz z planem przeniesienia ich do nowego systemu - opracowanie koncepcji migracji danych niezbędnych do wsparcia procesów oraz spełnienia wymagań zdefiniowanych podczas spotkań z kluczowymi użytkownikami Systemu Produktywnego oraz w „Specyfikacji wymagań” (załącznik nr 1 do zapytania – zakładka „Specyfikacja wymagań”);

13.10.                 Strukturę szczegółową użytkowników, licencji, ról i uprawnień,

13.11.                 Specyfikację formularzy, raportów i wydruków,

13.12.                 Specyfikację architektury i konfiguracji infrastruktury sprzętowej, systemowej i bazodanowej na potrzeby Systemu Produktywnego,

13.13.                 Strukturę portalu WWW Intermarche i aplikacji mobilnej,

13.14.                 Specyfikację wszystkich pozostałych dokumentów/produktów, które wynikają z przyjętej metodyki wdrożeniowej Dostawcy;

14.   Dostawca opracuje Koncepcję Wdrożenia tak, że będzie wystarczająca do realizacji Etapu 2 i 3 bez konieczności wykonania dodatkowych prac ze strony Dostawcy;

15.   Konsultacje i warsztaty dla użytkowników kluczowych Systemu Produktywnego

W ramach konsultacji i warsztatów Wykonawca:

15.1.                    przeprowadzi szkolenia ze standardu SI dla członków zespołu wdrożeniowego;

15.2.                    przeprowadzi szkolenia ze standardu SI z zastrzeżeniem, że wykona co najmniej 2 dni warsztatów szkoleniowych z funkcjonalności każdego z obszarów oprogramowania objętego wdrożeniem w zakresie jego funkcji standardowych i co najmniej 8 dni dla systemu skonfigurowanego na potrzeby Zamawiającego;

15.3.                    wesprze warsztaty poprzez zapewnienie prawidłowego funkcjonowania SI podczas tych warsztatów;

16.   Utworzenie szczegółowego harmonogramu Etapu 2 i 3 Projektu.

ETAP 2 – Dostarczenie licencji i sprzętu/hostingu

W ramach Etapu Wykonawca wykona następujące prace:

1.       W ramach opcji instalacji na własnej infrastrukturze

1.1.    Opcjonalną dostawę niezbędnej infrastruktury technicznej dla potrzeb funkcjonowania systemu;

1.2.    Udzieli licencji na System oraz na pozostałe systemy (bazy danych i aplikacje) niezbędne dla funkcjonowania Systemu Produktywnego;

1.3.    Dostarczy wszelkie komponenty typu OpenSource w wymaganych wersjach na potrzeby Systemu Produktywnego

1.4.    Instalacja i parametryzacja środowiska rozwojowo -testowego i produktywnego.

1.5.    Zakres prac obejmuje przygotowanie i parametryzację:

1.5.1.Dostarczonej infrastruktury technicznej (opcja),

1.5.2.Systemów operacyjnych (opcja),

1.5.3.Systemów zarządzania bazami danych i serwerów aplikacji,

1.5.4.Oprogramowania narzędziowego,

1.5.5.SI,

1.5.6.Instalacja oprogramowania i jego nadzór przez cały okres projektu.

1.6.    Dostarczy pakiet obsługi typu upgrade/maintenance producentów oprogramowania na 3 lata;

2.       W ramach opcji hostingu

2.1.    Udostepnienie kompletnego środowiska systemu na platformie hostingu

2.2.    Instalacja i parametryzacja środowiska rozwojowo -testowego i produktywnego

3.       Dostawca zagwarantuje Zamawiającemu możliwość samodzielnego modyfikowania systemu i wykonywania wdrożeń przez personel Zamawiającego.

ETAP 3 – Wdrożenie

W ramach Etapu Wykonawca wykona następujące prace:

1.       Parametryzację i konfigurację Systemu Produktywnego zgodnie z Koncepcją Wdrożenia Systemu;

2.       Wykona niezbędne rozszerzenia (tj.: modyfikacje, raporty) i interfejsy Systemu produktywnego wyspecyfikowane w Koncepcji Wdrożenia Systemu do przeprowadzenia szkoleń z funkcjonalności dla administratorów i trenerów;

3.       Dostarczy dokumentację użytkową i administracyjną w języku polskim (wersja elektroniczna);

4.       W ramach realizowanych prac Wykonawca przygotuje/dostarczy dokumentację, która będzie obejmowała:

4.1.    Komplet instrukcji obsługi standardu Systemu;

4.2.    Komplet instrukcji stanowiskowych dla Systemu Produktywnego zgodnego z Koncepcją Wdrożenia, przy czym w zakresie obowiązków Wykonawcy będzie weryfikacja instrukcji napisanych przez personel Zamawiającego;

4.3.    Komplet instrukcji dla administratorów Systemu Produktywnego;

4.4.    Materiały warsztatowe wykorzystywane na warsztatach realizowanych w trakcie Projektu;

4.5.    Dokumentację struktury oraz zasad funkcjonowania interfejsów Systemu Produktywnego pozwalającą na ich zarządzanie, modyfikacje i nadzór przez Zamawiającego;

4.6.    Dokumentację projektową i użytkową modyfikacji wykonanych przez Wykonawcę w procesie wdrożenia;

5.       Przeprowadzi warsztaty projektowe dla administratorów z administracji Systemu produktywnego – co najmniej 4 dni;

6.       Przeprowadzi warsztaty projektowe dla administratorów Systemu Produktywnego w zakresie realizacji modyfikacji SI i konfiguracji interfejsów – co najmniej 5 dni

7.       Przeprowadzi warsztaty projektowe dla użytkowników kluczowych i administratorów w zakresie opracowywania raportów pulpitów menedżerskich w Systemie Produktywnym – co najmniej 1 dzień;

8.       Przeprowadzi konsultacje i warsztaty projektowe z funkcjonalności zmodyfikowanego Systemu Produktywnego dla użytkowników kluczowych i administratorów Systemu Produktywnego;

9.       Wykona pozostałe modyfikacje i interfejsy wyspecyfikowane w Koncepcji Wdrożenia Systemu oraz zidentyfikowane w trakcie konsultacji i warsztatów dla użytkowników kluczowych;

10.   Zaplanuje i przeprowadzi migrację danych, która będzie obejmować:

10.1.                    Opracowanie interfejsów do importu danych;

10.2.                    Opracowanie struktur plików dla przygotowania danych do migracji;

10.3.                    Wprowadzenie danych do Systemu Produktywnego na potrzeby testów, szkoleń i pracy produktywnej;

10.4.                    Wykonanie migracji danych z systemów dotychczas wykorzystywanych przez Zamawiającego niezbędnych do przeprowadzenia testów oraz uruchomienia Systemu Produktywnego;

10.5.                    Wsparcie Zamawiającego w weryfikacji merytorycznej poprawności migracji.

11.   Przygotuje System Produktywny do testów;

12.   Opracuje materiały warsztatowe, w tym instrukcje stanowiskowe dla użytkowników końcowych;

13.   Opracuje materiały warsztatowe dla użytkowników końcowych;

14.   Konfiguracja wskazanych w zakresie franczyzobiorców i sklepów w zakresie wymaganym do realizacji sprzedaży przez sklep franczyzobiorcy, w tym między innymi: utworzenie franczyzobiorcy i procesów rozliczeń sprzedaży, utworzenie sklepu w systemie, konfiguracja i parametryzacja systemu, uruchomienie integracji – wymiany danych z systemami zewnętrznymi, konfiguracja przestrzeni sklepu (jako obszaru magazynowania z adresacją) dla realizacji kompletacji zamówień.

15.   Przygotowanie Systemu Produktywnego do pracy produktywnej;

16.   Przekaże informacje niezbędne do opracowania polityki bezpieczeństwa informacji i zaleceń dotyczących właściwej konfiguracji sieci i innych elementów infrastruktury IT dla potrzeb zapewnienia bezpieczeństwa SI oraz informacje wymagane przez organizację IT na poziomie Grupy;

17.   Wykona migrację danych z systemów dotychczas wykorzystywanych przez Zamawiającego niezbędnych do uruchomienia Systemu Produktywnego - uzupełnienie migracji przed Startem Produktywnym;

18.   Przeprowadzi start produktywny Systemu Produktywnego;

19.   Udzieli gwarancji na dostarczone produkty i wykonane usługi;

20.   Przeprowadzi asystę po starcie produktywnym:

20.1.                    Dostawca zapewni asystę po starcie produktywnym obejmującą 3 miesiące od momentu startu;

20.2.                    Dostawca w trakcie okresu wsparcia po starcie produktywnym zapewni realizację prac konfiguracyjnych, warsztatów oraz usuwanie niezgodności Systemu Produktywnego zgodnie z dokumentacją (Koncepcją Wdrożenia Systemu);

20.3.                    Wymagane Czasy reakcji i usunięcia Wad systemu w okresie wsparcia:

W trakcie okresu wsparcia po starcie produktywnym Konsultanci Dostawcy będą obecni u Zamawiającego i franczyzobiorców, co najmniej przez 15 dni roboczych w miesiącu.

Serwis Systemu Produktywnego po odbiorze końcowym

Okno serwisowe 365 dni w roku 24 h

Prace realizowane przez Wykonawcę w zakresie serwisu obejmą:

1.       Usuwanie Awarii, Błędów, Usterek Systemu Produktywnego (bez limitów pracochłonności) w warstwach aplikacyjnych, danych i sprzętowej (opcja);

2.       Udzielanie wyjaśnień dotyczących sposobu funkcjonowania Systemu Produktywnego;

3.       Wykonywanie uaktualnień wersji Systemu Produktywnego i systemów oraz aplikacji dostarczonych wraz z wdrożeniem Systemu Produktywnego zgodnie z zaleceniami ich producentów;

4.       Udostępnienie dostosowań oprogramowania do zmian wymogów prawnych na 2 tyg. przed startem ich obowiązywania.

5.       Wymagane czasy reakcji i usunięcia podczas trwania gwarancji/umowy serwisowej:

6.       Realizacja zgłoszeń rozwojowych wg stawki za roboczodzień, wskazanej w formularzu oferty, przy zapewnieniu czasu reakcji na zgłoszenie rozwojowe 1 dzień i czasu przedstawienia wyceny i harmonogramu realizacji do 5 dni roboczych.

7.       Opcja: Zapewnienie 1 linii wsparcia dla użytkowników końcowych centrala i sklepy w godzinach 6:00-22:00 od poniedziałku do soboty.

Wymagania SLA wobec wariantu hostingu

W zakresie hostingu wymagane będą następujące podstawowe parametry SLA:

1.       Dostępność: 99,5 %;

2.       RTO: 4h;

3.       RPO: 0;

Pozostałe obowiązki dokumentacyjne Dostawcy i zastrzeżenia

1.       Wykonawca przygotuje system, dokumentację oraz przeszkoli personel Zamawiającego w zakresie niezbędnym do samodzielnego uruchamiania systemu dla kolejnych sklepów i franczyzobiorców.

2.       Dostawca będzie sporządzał raport z wykonanych prac po każdym dniu prac realizowanych u Zamawiającego z udziałem pracowników Zamawiającego.

3.       Dostawca dostarczy koncepcję wdrożenia również w języku angielskim.

4.       Zamawiający zakłada podpisanie z wybranym Oferentem umowy mającej charakter kontraktu na wykonanie dzieła w postaci uruchomionego systemu SI, zgodnego z wymaganiami, wspierającego procesy biznesowe Zamawiającego oraz przeszkolonej obsługi.

5.       Zamawiający zakłada możliwość odstąpienia od projektu po opracowaniu koncepcji wdrożenia.

6.       Zamawiający dopuszcza etapową realizację zakresu wdrożenia ZSI, jeżeli będzie to uzasadnione ekonomicznie i technologicznie oraz nie naruszy obsługi istotnych procesów Zamawiającego.

7.       Wdrożenie ZSI obejmie Zamawiającego zgodnie z zakresem przedstawionym w dokumencie oraz opisanym w rozdziale „Zakres organizacyjny i techniczny wdrożenia”.

8.       Zamawiający przewiduje podpisanie z Oferentem umowy serwisowej obejmującej okres po upływie udzielonej przez Dostawcę gwarancji. Oferent zobowiązany jest przedstawić ofertę na serwis wraz z projektem umowy. Zamawiający nie jest związany przedstawionym przez Oferenta projektem umowy serwisowej.

4.    Wymagania wobec oferentów

Wymagana obsada

Oferent wykaże, że dysponuje wykwalifikowanym zespołem wdrożeniowym, preferowane jest spełnienie wymogów minimalnych określonych w tabeli poniżej:

Oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, w szczególności z tytułu szkód powstałych w wyniku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania na sumę gwarancyjną, nie mniejszą niż 500.000 (pięćset tysięcy) złotych, za jedno zdarzenie ubezpieczeniowe.

Podział odpowiedzialności Stron

W niniejszym rozdziale przedstawiono podział odpowiedzialności stron za realizację zadań w poszczególnych etapach Projektu.

5.    Zakres organizacyjny i techniczny wdrożenia

W mniejszym rozdziale przedstawiono dane ilościowe opisujące wdrożenie.

6.    Wymagana zawartość oferty

Prosimy o przedstawienie oferty w układzie wskazanym w poniższych rozdziałach w załączonym arkuszu Excel (załącznik nr 1 – Formularz ofertowy)

Formularz informacje o oferencie

Prosimy o wypełnienie zakładki „Informacje o oferencie” w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego

Krótki opis oferowanego rozwiązania i jego architektury

Prosimy o wypełnienie zakładki „Opis oferowanego rozwiązania” w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego.

Istotne zdaniem Oferenta cechy systemu oraz jego architektura maksymalnie 6 stron.

Formularz cenowy i informacje uzupełniające

Prosimy o wypełnienie zakładki „Oferowana cena” i „Informacje uzupełniające” w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego.

Formularz skład osobowy

Prosimy o wypełnienie zakładki „Skład osobowy” w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego. Wymaga jest dostępności wskazanego „składu osobowego” w trakcie trwania projektu. Wskazane i zaakceptowane osoby ze „składu osobowego” muszą liczyć się z delegacjami do centrali Grupy Muszkieterów. Zleceniodawca zastrzega możliwość zmiany „składu osobowego” lub zerwania umowy z naszej strony w każdej chwili jeśli wskazana osoba w „składzie osobowym”  nie będzie spełniać naszych oczekiwań, tj. brak dostępności etc.,

Formularz referencje

Prosimy o wypełnienie zakładki „Referencje” w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego.

Lista procesów

Zakładka przedstawia listę procesów biznesowych które docelowo ma obsługiwać wdrożony system SI.

Formularz specyfikacji wymagań

Specyfikacja Wymagań funkcjonalnych zawarta jest w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego –zakładka „Specyfikacja wymagań”. Prosimy o udzielenie odpowiedzi (wypełnienie kolumny wartościami Tak/Nie), czy oferowany ZSI realizuje wyspecyfikowane funkcje.

Wymagamy zachowania formatu i układu załącznika (MS Excel) – nie dopuszczalne jest scalanie, usuwanie, dodawanie zmiana kolejności komórek, kolumn i wierszy.

Proponowany harmonogram

Harmonogram jaki Oferent proponuje dla realizacji projektu

Uwaga:

Wymagamy odpowiedzi TAK lub NIE. Odpowiedzi niejednoznaczne (np. TAK ale..., TAK w przeciągu 3 miesięcy, etc.) będą traktowane jak odpowiedź NIE.

Pozostawienie wiersza bez odpowiedzi będzie traktowane jak odpowiedź NIE.

Udzielone odpowiedzi będą szczegółowo weryfikowane.

Formularz uwarunkowania techniczne

Prosimy o wypełnienie zakładki „Uwarunkowania techniczne” w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego

Proponowany harmonogram

Prosimy o wypełnienie zakładki „Proponowany harmonogram” w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego i wskazanie propozycji harmonogramu realizacji projektu.

7.    Załączniki

Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 - umowa o zachowaniu poufności_postępowanie oferowe_AZN