Postępowanie ID: 294669 : Projektowanie graficzne oraz aktualizacja materiałów informacyjnych UDT

ZAPYTANIE OFERTOWE

Szanowni Państwo,

Urząd Dozoru Technicznego zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na kompleksowe projektowanie graficzne oraz aktualizację istniejących materiałów popularyzacyjnych informacyjnych i prewencyjnych (drukowanych i do internetu),  według poniższego opisu oraz załączonego formularza ofertowego (załącznik nr 1).

Przedmiotem zamówienia będzie „Projektowanie graficzne oraz aktualizacja materiałów informacyjnych UDT”.

Bazą do opracowania grafik będą materiały tekstowe, zdjęcia, rysunki i opracowania UDT dostarczane w różnych plikach np. .xls, .doc, .rtf, .jpg, aktualnie posiadane w UDT grafiki oraz, w uzgodnieniu z Zamawiającym, obrazy i rysunki będące własnością Wykonawcy, do których posiada prawa autorskie na wszystkich polach eksploatacji.

Dotychczas opracowane materiały graficzne UDT można obejrzeć na stronie internetowej UDT: www.udt.gov.pl, na przykład:

http://www.udt.gov.pl/index.php?option=com_content&view=article&id=765&Itemid=1071

http://www.udt.gov.pl/images/PDF/Inspektor/16_INSPEKTOR_4_2017.pdf

https://www.udt.gov.pl/images/INSPEKTOR_22019_www-1.pdf

http://www.udt.gov.pl/index.php?option=com_content&view=article&id=236&Itemid=602

http://www.udt.gov.pl/images/Bezpieczeństwo-Twój_wybór/broszura_dzwigi_osobowe.pdf

http://www.udt.gov.pl/images/Bezpieczeństwo-Twój_wybór/plakat_dzwigi.pdf

http://www.udt.gov.pl/images/PDF/innowacje_podejscie_pakietowe.pdf

http://www.udt.gov.pl/images/CERT_dokumenty/Nadzor_inzynierski_UDT-CERT.pdf

I.      INFORMACJE OGÓLNE O PRZEDMIOCIE ZAMÓWIENIA

1.     Przedmiotem zamówienia jest Projektowanie graficzne oraz aktualizacja materiałów informacyjnych UDT takich jak: biuletyny, foldery, kalendaria, reklamy, materiały promocyjne i informacyjne, plakaty, broszury, banery, wkładki do kalendarzy, roll-upy, materiały na strony internetowe, zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego zapytania.

2.     Wykonawca będzie terminowo dostarczał projekty Zamawiającemu, w formacie umożliwiającym ich powielanie, publikowanie i przetwarzanie. Terminy będą ustalane na bieżąco w zależności od objętości materiału, jednak nie przekroczą  7 dni kalendarzowych od dnia dostarczenia przez Zamawiającego ostatniej partii materiału do danego projektu.

3.    W przypadku nowych projektów (takich, które nie funkcjonują w UDT), Wykonawca przedstawi kilka propozycji do wyboru Zamawiającego oraz dołączy do nich grafiki/zdjęcia/rysunki będące jego własnością.

4.    W przypadku aktualizacji materiałów już funkcjonujących, Wykonawca w uzgodnieniu z Zamawiającym może przedstawić własny projekt na ich realizację.

5.    W przypadku aktualizacji materiałów już funkcjonujących, Zamawiający udostępnia materiał do przetwarzania graficznego w jednym z plików:

a.       .psd (Adobe Photoshop),

b.      .indd (Adobe InDesign),

c.       .ai (Adobe Illustrator),

d.      .pdf (Adobe Acrobat),

e.      innych wg uzgodnień i posiadania.

6.    Wykonawca ma obowiązek dokonania niezbędnej liczby poprawek. Wersja finalna projektu musi uwzględniać wszystkie zgłoszone poprawki Zamawiającego.

7.    Wszystkie projekty muszą być przygotowane w zależności od potrzeb w wersjach:

a.       „do druku” (plik zgodny z wymaganiami drukarni),

b.      do publikacji w Internecie i druku biurowego,

c.       w plikach oddzielnych umożliwiających wykorzystanie fragmentów projektu lub obrazów z nich,

d.      w różnych formatach, objętościach i programach wg ustaleń z Zamawiającym.

8.    Projekty opracowane przez Wykonawcę, stanowiące dzieło w rozumieniu prawa autorskiego, będą całkowicie oryginalne i nie będą naruszać praw autorskich innych osób/podmiotów, w tym również będą wolne od innych wad prawnych i fizycznych, które mogłyby spowodować odpowiedzialność Zamawiającego.

II.    OFERTA MUSI ZAWIERAĆ – WARUNKI WEJŚCIOWE

1.    Wypełniony formularz ofertowy (załącznik nr 1).

2.    Projekty graficzne Wykonawcy (co najmniej 5 projektów podlegających ocenie).

PROJEKTY – broszury/prospekty min 8 stronicowe o charakterze pełnego technicznego projektu tematycznego, branżowego

3.    Referencje (min. 5) z ostatnich 3 lat.

4.    Wykaz projektów z ostatnich 2 lat (min. 10) – lista tematyczna: tytuł, objętość, zamawiający, data.

5.    Potwierdzenie zatrudniania minimum trzech grafików dostępnych do realizacji umowy z Zamawiającym.

6.    Projekt layoutu biuletynu UDT „Inspektor – Technika i bezpieczeństwo”.

III.  ZAKRES OBOWIĄZKÓW WYKONAWCY

1.    Przygotowanie we współpracy merytorycznej z Zamawiającym projektów graficznych.

2.    Przekazanie Zamawiającemu praw autorskich do projektów na wszystkich polach eksploatacji.

3.    Dostarczanie terminowe grafik Zamawiającemu, w formacie umożliwiającym powielanie, publikowanie i przetwarzanie grafik.

4.    Planowany termin realizacji: do 31 grudnia 2020 r. lub do wykorzystania środków z umowy.

IV. WYMAGANIA

Zamawiający wymaga od Wykonawcy spełnienia poniższych warunków:

1.       Zatrudniania lub udokumentowanej współpracy z minimum trzema grafikami dostępnymi do realizacji umowy z Zamawiającym.

2.       Wiedzy i doświadczenia w projektowaniu graficznym, tworzeniu kampanii reklamowych, broszur i biuletynów, potwierdzonych portfolio i referencjami.

3.       Biegłej znajomości programów: Photoshop, Adobe Illustrator, InDesign.

4.       Posiadania odpowiedniego zaplecza (w tym sprzętowego i programistycznego), gwarantujących należytą realizację zamówienia.

5.       Zmysł estetyczny, precyzja, dbałość o szczegóły.

V.   KRYTERIA WYBORU

Punkty przyznane ofercie w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert zostaną zsumowane i będą stanowić końcową ocenę oferty. Realizacja zamówienia zostanie powierzona Wykonawcy, którego oferta zdobędzie najwyższą liczbę punktów oraz będzie spełniała wymagania określone w zapytaniu ofertowym.

VI. ISTOTNE WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA

·         Faktury będą wystawiane sukcesywnie zgodnie z zaakceptowanym formularzem ofertowym wybranego Wykonawcy.

·         Realizacja usługi odbywać się będzie na podstawie zawartej umowy. W umowie zawarty będzie  zapis o przekazaniu Zamawiającemu praw autorskich oraz pełnych pól eksploatacji.

·         Za wykonanie przedmiotu zamówienia uznane zostaną faktycznie przygotowane grafiki z listy przedstawionej przez Zamawiającego oraz dodatkowe grafiki Zamawiającego  (załącznik nr 1) według ustaleń w trakcie trwania realizacji umowy co będzie podstawą płatności. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania środków z umowy.

·         Płatność za wykonanie przedmiotu umowy będzie dokonana przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w ciągu 21 dni od daty dostarczenia do siedziby Zamawiającego (adres – jak poniżej) faktury VAT. Za dzień zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.

·         Faktura będzie wystawiona na: Urząd Dozoru Technicznego, ul. Szczęśliwicka 34, 02-353 Warszawa, NIP: 522-000-46-17.

·         Urząd Dozoru Technicznego nie dokonuje przedpłat.

·         Prosimy o wypełnienie załączonej tabeli (załącznik nr 1).

·         Ofertę należy opatrzyć datą, podpisem osoby upoważnionej i pieczęcią firmową.

W przypadku pytań prosimy o kontakt z osobami odpowiedzialnymi za realizację zamówienia ze  strony Urzędu Dozoru Technicznego:

·         Małgorzatą Suś-Ryszkowską tel. 22 572 23 96, kom.: 728 859 704,

·         Maciejem Zagrobelnym tel. 22 572 21 34, kom.: 694 454 498.

Informacje o RODO:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

• Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Prezes Urzędu Dozoru Technicznego z siedzibą w Warszawie ul. Szczęśliwicka 34, kod pocztowy 02-353,
• Kontakt z wyznaczonym przez Administratora Danych Osobowych – Inspektorem Ochrony Danych, możliwy jest za pośrednictwem poczty elektronicznej (adres: iod@udt.gov.pl), oraz strony internetowej (www.udt.gov.pl),
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie i realizacją zamówienia publicznego "Projektowanie graficzne oraz aktualizacja materiałów informacyjnych UDT" (dane identyfikujące postępowanie, np. nazwa, numer) prowadzonym w trybie zapytania ofewrtowego/umowa;
• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018), dalej „ustawa Pzp”;
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

• posiada Pani/Pan:

- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, prawo to może zostać ograniczone w oparciu o art. 8a ust. 2, bądź art. 97 ust. 1a ustawy Pzp;

- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, prawo to może zostać ograniczone w oparciu o art. 8a ust. 4 ustawy Pzp ;

- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

• nie przysługuje Pani/Panu:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

W przypadku pytań:  

- technicznych lub merytorycznych, proszę o kontakt za pośrednictwem przycisku w prawym dolnym rogu "Pytania do specyfikacji"

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus pod nr 22 101 02 02, czynnym od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 do 17:00. 

Oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy.

Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.